Florine Robin, Office Manager

Transcription complète

Charlotte (Chance)

Bonjour tout le monde. Bonjour Florine. Bonjour. Bienvenue à toutes et à tous. Bonjour Tiffany, Aurélie, Alizée, Fanny, Johanna, Audrey, Camille, Laurine. Je vois que vous êtes nombreuses à vous connecter. Bonjour Noémie, Ophélie, Clara aussi. Bienvenue à toutes et à tous. On est ravis avec Florine de vous accueillir pour ce live de 30 minutes sur le métier d'office manager. Encore merci à toi, Florine, de consacrer 30 minutes de ton temps pour nous parler de ce métier. Merci beaucoup et encore bienvenue. Avant de démarrer et de te donner la parole, j'aime bien vous demander d'où vous nous écoutez. Je ne sais pas si vous souhaitez mettre peut-être la ville. Je vois Jenny qui est à Paris, que je reconnais. Alizée depuis Nantes, Camille à Lille, Nantes aussi pour Marguerite, Paris pour Ophélie. Je ne sais pas, Florine, toi, où tu te trouves en ce moment ?

Florine Robin (Office Manager)

Je le suis depuis Lyon.

Charlotte (Chance)

Ok, super. Je vois Tiffany aussi à Lyon, Noémie à Dijon, Isabelle dans le sud de Quimper. Super, on a des villes assez variées, Yohanna à Paris. En tout cas, on est ravis de vous avoir et encore merci pour votre présence ce midi. Moi, c'est Charlotte, je travaille chez Chance et comme je le disais, je suis très heureuse de découvrir le métier d'office manager avec Florine. Sachez que ce live est vraiment interactif, donc n'hésitez surtout pas à poser toutes vos questions au fur et à mesure de la prise de parole de Florine. L'idée est vraiment que je relaie vos questions à Florine en direct. Pour ça, vous avez le chat et l'onglet des questions. Donc n'hésitez pas, en fonction de votre préférence, à adresser toutes vos questions à Florine et on tentera d'y répondre au fur et à mesure. Super, merci Florine. Et peut-être pour Commencer. En introduction, pour ceux qui ne connaissent pas Chance, nous sommes une communauté d'entraide professionnelle et une méthode pour aider chacun à trouver sa place dans le monde du travail et dans la société. On a plusieurs programmes d'accompagnement et le plus connu, c'est le bilan de compétences. Dans ce bilan de compétences, à un moment, on propose aux personnes qui suivent ce bilan d'aller se confronter à la réalité des métiers.

Charlotte (Chance)

C'est L'idée étant d'enlever peut-être tous les fantasmes, qu'ils soient positifs comme négatifs. Et c'est vrai que c'est assez puissant. Et on se rend compte aussi que c'est quand même en écoutant un ou une professionnelle parler de son métier, que ça nous donne des pistes et des idées, et notamment sur le fait de si ça résonne, si ça nous énergise ou si, au contraire, on ne se projette pas dans ce métier. Donc c'est assez clair. Et c'est ce que l'on vous propose pendant toute cette semaine de Je vois Jenny que j'ai vue, il me semble, avant-hier, hier ou avant-hier dans un autre live. C'est ce qu'on vous propose justement d'explorer une variété de métiers et notamment 50 métiers. Et aujourd'hui, on a la chance d'explorer le métier d'office manager avec toi, Florine. Je vais te laisser peut-être démarrer ce live et nous parler de ton parcours, de ce qui a fait que tu en es arrivée là. Et puis après, peut-être qu'on rentrera un petit peu plus dans le détail de ce que c'est que ce métier d'office manager ? Et encore bienvenue à toutes les personnes qui nous rejoignent au fur et à mesure.

Florine Robin (Office Manager)

Bonjour à tous et à toutes. Merci Charlotte pour l'invitation et pour l'introduction. J'ai une voix un peu éraillée, parce que je suis légèrement malade, mais je suis à disposition pour vous présenter mon métier d'office manager. Je suis office manager depuis un peu plus de neuf ans de manière officielle. Je suis en poste depuis quatre ans dans une agence de webmarketing à Lyon. Et j'ai un parcours académique comme la La plupart des offices managers en poste actuellement, qui n'a rien à voir avec le métier que j'exerce aujourd'hui, puisqu'il y a peu de formations encore structurées autour de ce métier-là. J'ai un parcours avec une première année de prépa qui m'a appris beaucoup la rigueur et l'organisation. C'est ce que j'en retire aujourd'hui dans mon quotidien. Une prépa autour des sciences humaines. J'ai fait de la sociologie, de l'économie, de la littérature, beaucoup et des mathématiques. Et Ensuite, je me suis dirigée vers une licence de lettres modernes. Clairement, au quotidien, ce n'est pas non plus ce qui m'aide le plus. Après cette licence de lettres modernes, je me suis lancée dans un master professionnalisant en production cinématographique et audiovisuelle. J'ai commencé toute ma carrière en tant que chef de projet dans l'audiovisuel, donc la cinéma et la télé.

Florine Robin (Office Manager)

C'est un milieu assez particulier. On travaille avec des gens qui œuvrent sur des films ou sur des émissions de télévision avec beaucoup d'ego. Il y a beaucoup de choses qui n'étaient pas en alignement avec mes valeurs au quotidien. Donc, j'ai décidé de faire un pas de côté vers l'office management. Je dis pas de côté, je ne dis pas reconversion, c'est assez important puisque Ça s'est fait très, très progressivement de mon côté. Le milieu de la production de visuels en France, c'est, il me semble, 12 000 sociétés de prod. Donc, il y en a très peu qui sont des très grosses boîtes, c'est beaucoup des petites sociétés. Et donc, c'est des structures dans lesquelles, au-delà de mes missions de chef de projet, il fallait traiter tous les autres sujets, les sujets qui étaient censés être annexes. Et c'est toujours moi qui ai eu cette casquette-là au quotidien de m'occuper des locaux, d'organiser un événement pour les collaborateurs, potentiellement de récupérer des notes de frais un peu tout le monde, de faire des missions qui étaient annexes à mon cœur de métier. Et donc, progressivement, au fur et à mesure de mes expériences professionnelles, je me sentais de plus en plus alignée avec les missions qui étaient censées être des missions annexes.

Florine Robin (Office Manager)

Ce n'est pas mon cœur de métier, pour plein de raisons. Et donc, à chaque changement de poste dans ma carrière, j'ai pris de plus en plus de missions d'office manager de manière officieuse et j'ai laissé de plus en plus mes missions de chef de projet jusqu'à ce que je décide de complètement changer et d'aller directement dans une entreprise qui faisait du cinéma et de l'audiovisuel, mais pour laquelle j'ai eu tout de suite la casquette d'office manager. Ça fait neuf ans que j'ai ce titre d'office manager, mais j'ai mené à bien des missions d'office manager, en fil rouge tout au long de mes précédentes expériences.

Charlotte (Chance)

Super. Merci beaucoup, Florine, pour cette présentation. Peut-être, avant de démarrer les questions, est-ce que tu peux nous parler de ce métier. J'allais te dire: Est-ce que tu peux nous parler des missions d'une journée ou d'une semaine ? Mais on sait que les semaines ne doivent absolument pas se ressentir.

Florine Robin (Office Manager)

Pas se ressembler.

Charlotte (Chance)

Les journées. Donc...

Florine Robin (Office Manager)

Effectivement. Est-ce Il n'y a pas du tout de journée type d'office manager. C'est d'ailleurs ce qui, moi, m'anime au quotidien, ce qui fait que j'adore mon métier. Si je devais résumer, c'est un gros sujet autour de l'office manager, parce que c'est un métier quand même qui est assez récent d'un point de vue reconnaissance en France. C'est un métier assez nouveau. Il y a de plus en plus d'annonces autour de ce poste, mais ça s'est fait très progressivement. Donc, la question de la définition est assez complexe. On mélange souvent l'office manager avec d'autres postes qui sont des postes assimilés, mais qui sont différents, sans aucun jugement de valeur, notamment autour des métiers de l'assistanat de direction. Si je devais résumer l'objectif principal d'un office manager, ça va être de maximiser la performance de l'entreprise et de maximiser l'épanouissement de ses équipes. Ça passe notamment par beaucoup de structuration et d'optimisation. L'office manager, c'est un facilitateur du quotidien, c'est un chef d'orchestre. Chef d'orchestre, ça veut dire qu'on va mener à bien des sujets très différents. Le scope des missions, l'éventail, Il va vraiment dépendre évidemment des appétences et des compétences de l'office manager, puisqu'on modèle souvent sa fiche de poste en fonction de ses appétences sur ce type de métier-là.

Florine Robin (Office Manager)

Mais ça va beaucoup dépendre de la structuration de l'entreprise dans laquelle on est. Est-ce que c'est une entreprise qui est récente ou pas ? Quelle est sa maturité ? Quelle est sa taille ? Quel est son secteur ? Est-ce que c'est une startup dans la finance ou est-ce que c'est une petite PME dans la construction ? Et ça va dépendre de sa structuration. L'office manager va toucher un peu à tout. Et évidemment, l'impact, il va être plus ou moins important en fonction de l'existence d'un service comptable en interne, de l'existence d'un poste de RH en interne, de est-ce qu'il y a un directeur ou une directrice financière Est-ce qu'on fait appel à des avocats pendant la partie juridique à l'extérieur ? Ça va dépendre aussi du rattachement de l'office manager. Est-ce qu'il est rattaché à une équipe finance ? Est-ce qu'il est rattaché à une équipe RH ? Est-ce qu'il est rattaché directement au CEO ? Globalement, on touche à tout. Un office manager va pouvoir faire de la comptabilité, il va pouvoir faire de la ressource humaine, il va pouvoir faire évidemment tout ce qu'on appelle workplace, donc la gestion des locaux. On touche aussi évidemment à la partie événementiel, cohésion, bien-être, qualité de vie au travail.

Florine Robin (Office Manager)

Il peut y avoir tout aussi un point de finance. Et puis, plein de projets transverses un peu plus larges, notamment de structuration et d'optimisation, de mise en place de processus, de chartes, par exemple, de chartes d'utilisation d'outils, de chartes de tes travails, de chartes RSE. Donc vraiment, l'éventail des missions, il est extrêmement large. Ce qu'il faut retenir, c'est que l'office manager, il va à la fois avoir des missions très opérationnelles sur ces sujets-là, par exemple, préparer les variables de paye, si on s'occupe de la partie RH ou mettre à disposition un photocopieur et faire en sorte qu'il y ait des cartouches. Donc, des sujets très opérationnels, mais surtout la plus-value, la vraie valeur ajoutée de l'office manager par rapport à des d'assistanat, ça va être sa capacité à avoir un impact stratégique sur l'entreprise. Donc, ça va être de piloter des projets, de les concevoir et ensuite de les déployer sur des sujets aussi larges que ceux que j'ai évoqués avant. On a une vraie part de stratégie au-delà de la partie opérationnelle.

Charlotte (Chance)

Super, merci Florine pour ta réponse très précise. Et justement, tu avais une question de Fanny qui te demandait: Quelle est la différence entre office manager et chef de projet ?

Florine Robin (Office Manager)

Un office manager est un chef de projet transverse, un chef de projet à 360, comme on peut dire aussi. Clairement, ça va être les mêmes compétences qui seront demandées pour un office manager qu'un chef de projet. Ça va être d'être solution oriented, de pouvoir détecter des problématiques, mais surtout d'apporter des solutions. Ça va être de pouvoir anticiper le projet, de pouvoir... C'est pour ça que je faisais appel à l'image du chef d'orchestre, de pouvoir aussi aller chercher toutes les ressources qui sont disponibles pour pouvoir réaliser la tâche. L'office manager ne va pas forcément réaliser la tâche. Faire faire, en général, est supérieur à faire. L'idée, c'est d'aller réfléchir à: Est-ce que c'est quelque chose que je délègue ? Est-ce que c'est quelque chose que je prends en main ? Est-ce que c'est un prestataire qui va pouvoir y répondre ? Est-ce qu'il y a une ressource en interne pour le faire ? Est-ce qu'on peut l'automatiser ? Est-ce que cette tâche mérite d'exister au quotidien ? Donc, c'est vraiment un chef de projet transverse. Globalement, ça pourrait être le sous-titre du poste d'office manager. Donc, même type de missions et même type de compétences demandées. La particularité de l'office manager, c'est que ça va être sur des sujets extrêmement larges, très, très polyvalents, où on va pouvoir me faire être chef de projet sur des questions RH comme sur des questions financières comme sur des questions de maintenance des locaux, par exemple.

Charlotte (Chance)

Super. Merci beaucoup pour ta réponse. J'espère que ça aura répondu à votre question, Tiffany. Peut-être par rapport à comment devenir office manager, est-ce que tu aurais des conseils ? Je vois notamment la question de Tiffany qui nous dit qu'elle s'oriente vers le métier d'office manager, mais qu'elle est prof et que le monde de l'entreprise aujourd'hui lui est inconnu. Elle te demande par quoi elle peut commencer et quelle formation, quel logiciel peut-être connaître et qu'est-ce qui attirerait l'attention sur son CV, à l'exception des compétences déjà acquises pour postuler à un poste d'office manager ? C'est un peu long, tu me dis.

Florine Robin (Office Manager)

Non, c'est très clair. C'est assez complexe de postuler à un job d'office manager quand on n'a pas déjà eu ce titre de manière précédente. Mais en même temps, la réalité du terrain fait qu'il y a énormément de demandes sur ces postes-là et peu de formations qui existent. Donc, c'est rarissime des personnes qui sortent d'une licence d'office manager et qui trouvent leur premier poste d'office manager. En tout cas, j'en connais peu dans mon entourage professionnel. Les compétences clés de l'office manager, ça va être énormément des soft skills, donc ça va être des compétences personnelles. On ne va pas demander de maîtriser certaines typologies de sujets. On ne demande pas la même chose que d'avoir fait médecine. Donc, il faut mettre en avant ses soft skills. En étant prof, il y a énormément de choses qu'elle a dû mettre en œuvre dans son quotidien, qu'elle devra remettre en œuvre auprès des futurs employeurs qu'elle peut contacter. De mettre vraiment l'accent sur les compétences soft. Sur la partie un peu plus hard skills, comme on les appelle, l'office manager. Évidemment, ça va dépendre, ce que je disais, il y a presque autant de fiches de poste d'office manager que d'office manager qui sont qui exerce aujourd'hui.

Florine Robin (Office Manager)

Ça dépend énormément de ses appétences et surtout des besoins de l'entreprise. En termes de compétences un peu plus hard sur lesquelles elle pourrait se former, je dirais qu'il y a de plus en plus d'outils qui sauvent la vie des offices managers qui permettent d'automatiser des missions, de pouvoir concentrer certains besoins qui vont être plein de logiciels où il y en a plein qui sont concurrents les uns des autres. Donc, on ne va pas demander à quelqu'un de maîtriser absolument un de ces logiciels-là. Il faut plutôt avoir juste une appétence pour les outils numériques. Ça, c'est un vrai sujet d'avoir déjà essayé d'utiliser certains de ces sujets-là. Quand ces outils ne sont pas mis en place dans les entreprises, en général, c'est Excel qui fait le job. Quand Quand on n'a pas de logiciel RH qui permet de suivre les absences des collaborateurs, c'est un bon vieux Excel des familles qui va nous aider à avoir une maîtrise d'Excel. Ça, c'est un vrai sujet qui peut être un plus en backup pour l'office manager. Ça, c'est une compétition Ça, c'est assez particulière, mais ça peut être intéressant de la développer. Et puis après, c'est plutôt une acculturation aux outils digitaux.

Florine Robin (Office Manager)

Ça va être utiliser, par exemple, des outils Drive, collaboratifs, évidemment, toute la suite Office et c'est pendant collaboratif, par exemple, Google Slides, Google Sheets. Ça va être des outils aussi de communication, utiliser des Slack, des Discord, ce genre de logiciels de discussion instantanée. Et puis, Ça peut être aussi, évidemment, l'intelligence artificielle. Chatgpt et consor, ça fait partie des compétences qu'on va de plus en plus demander aux offices managers, puisque le rôle, comme je disais, l'office manager, ça va être d'optimiser l'entreprise. Il n'y a rien de tel que d'utiliser l'intelligence artificielle pour nous assister dans ces besoins-là. L'idée, c'est peut-être aller se former sur ces sujets-là un peu en autodidacte. J'ai peu de ressources concrètes à donner, mais je sais qu'il y a beaucoup de choses qui existent en ligne. Il y a des MOOCs Sur LinkedIn, il y a beaucoup de créateurs de contenu aussi qui donnent des informations sur ces sujets-là. Et puis, la dernière... Qu'est-ce que je voulais dire ? J'ai oublié. Le dernier... Il Je l'ai oublié.

Charlotte (Chance)

Je ne sais pas, la dernière partie de la question de Tiffany, c'était: qu'est-ce qui attirerait peut-être l'attention sur le CV ? Les compétences.

Florine Robin (Office Manager)

Moi, je trouve qu'un CV qui est très orienté data, c'est-à-dire qui va donner des chiffres. L'office manager, c'est un maillon en général entre une direction et le reste des équipes. J'ai une vraie préférence pour le fait que l'office manager fasse partie de la direction. C'est C'est mon cas, par exemple. Je sais que ce n'est pas le cas pour toutes les OM qui sont en poste, qui ne sont pas reconnues à leur juste valeur. Mais du coup, on va au quotidien communiquer avec des personnes qui sont à la direction, qui ont peu de temps et qui ont la besoin de convaincre rapidement et qui veulent surtout du retour sur investissement. Donc dans votre CV, quand vous avez mis en place des projets, quand vous avez réalisé des choses, parlez chiffres, parlez impact, parlez de ce que ça a eu comme impact pour l'entreprise, pour le projet sur lequel vous avez travaillé, puisque c'est ce qu'on va demander à un office manager. Donc, si dès le CV, vous montrez que vous parlez ce langage-là, vous parlez ce langage de retour sur investissement, vous parlez le langage de la donnée, ça va être un vrai plus sur un CV.

Florine Robin (Office Manager)

Et du coup, j'ai réfléchi à ce que je voulais dire. Une des compétences aussi, des compétences qui vont être recherchées de manière assez importante auprès des Office Manager, au-delà des soft skills, ça va être évidemment quelques connaissances de précomptabilité. Il y a beaucoup d'offres d'offres d'offices managers sur lesquelles on va demander de la précomptabilité, donc d'avoir un peu cette culture-là de compta, ça peut être un vrai plus. Donc pareil, en autoformation, par exemple. Et puis des sujets un peu réglementaires. Si on a des bases, notamment sur les parties RH ou sur les parties gestion des locaux d'un point de vue réglementaire sur: Il faut absolument avoir un document unique d'évaluation des risques professionnels et je sais ce que ça veut dire. Je sais qu'il faut avoir des extincteurs et que c'est quelque chose où il y a une maintenance tous les ans. C'est quelques compétences en réglementation RH et locaux et comptables qui peuvent être un vrai plus au-delà des compétences interpersonnelles.

Charlotte (Chance)

Super. Merci beaucoup pour la richesse de ta réponse. Tiffany, te remercie aussi pour la réponse très complète. Je vous en supprime. Je vais me permettre de rebondir sur quelque chose que tu disais. Toi, aujourd'hui, tu fais partie de la direction. C'est assez parfois un pari en fonction des entreprises, un ou une office manager n'est pas nommé, appelé pareil en fonction de l'entreprise dans laquelle il travaille. Ça rejoint la question de Jenny qui te dit: J'ai l'impression que pas mal d'entreprises confondent ou mixe assistant de direction et office manager. Qu'est-ce que toi, tu en penses ? Qu'est-ce que tu fais ?

Florine Robin (Office Manager)

Effectivement, il y a encore beaucoup de sous entre ces deux typologies de postes. C'est Parce que l'office management est assez récent dans les mœurs en France et surtout parce que je pense qu'il y a deux grands sujets. Il y a beaucoup d'assistantes de direction. Je genre au féminin, parce que soyons honnêtes, je vais toujours au féminin pour être plus rapide. Il y a beaucoup d'assistantes de direction qui aujourd'hui ont des missions d'office manager et qui ne sont pas reconnues à leur juste valeur. Et à l'inverse, il y a quelques offices managers qui ont ce titre-là parce qu'il y a des employeurs qui se disent que c'est très catchy, que ça fait Ça fait bien d'avoir un titre d'office manager, mais qui, au quotidien, n'ont pas des missions d'office manager. Donc forcément, ces deux sujets-là, ces deux situations entraînent le flou entre les deux métiers. Il va y avoir, pour moi, deux grands sujets différents qui peuvent distinguer les deux postes. Un, c'est dans le nom. Il y en a un qui est un assistant, il y en a un qui est un manager. Ça veut tout dire, moi, en tant qu'office manager, je ne suis hiérarchiquement rattaché à personne.

Florine Robin (Office Manager)

C'est-à-dire que je suis le N+1 de personne, mais je suis manager parce que je suis manager de projet. C'est ce que je disais au départ, toute cette partie stratégique dans mon poste. Je ne suis pas que dans l'opérationnel, je ne suis pas une simple, dans un sens de l'onde de valeur, évidemment, mais je ne suis pas exécutante de l'intégralité de mes missions ? Évidemment, il y en a plein que j'exécute moi-même. Il y en a plein que je délègue à des outils, il y en a que je délègue à des prestataires extérieurs, il y en a que je garde, mais j'ai un rôle stratégique. C'est-à-dire qu'on ne va pas juste me dire: Florine, il faut que tu fasses telle tâche. On va aller me dire: Florine, voici la dans l'entreprise, il faut que tu mènes un projet pour pouvoir y répondre. Ça, c'est la première grande différence entre les deux. En général, il y a un deuxième sujet, c'est plutôt sur le scope des missions où, pour le résumer, une assistante de direction, par exemple, ou polyvalente ou administrative, l'assistante de direction, en général, elle va répondre aux besoins d'une ou quelques personnes dans l'entreprise. Elle va notamment gérer des agenda, par exemple, des comptes en durée de réunion, des réservations, de la logistique pour une, un ou plusieurs directeurs, directrices, l'office manager, elle n'est pas au service d'une personne, elle est au service d'une entreprise, d'un projet d'entreprise.

Florine Robin (Office Manager)

Donc moi, à titre personnel, je ne réserve pas les trains de mon CEO, ils se débrouillent, ce n'est pas mon job. Mon job, par contre, c'est que s'il y a plein de gens qui ont besoin de réserver des trains et que c'est fastidieux et qu'il faut trouver une plateforme de réservation ou qu'il faut écrire un process parce que ce n'est pas clair de qui valide quoi à quel moment, là, c'est de mon ressort en tant qu'office manager. Donc, ça va être sur les scopes de missions et en général, à qui on rapporte et sur la partie différenciation entre l'opérationnel et la stratégie. J'espère que je réponds à la question. Mais il y a beaucoup de flou. À titre personnel, je suis investie dans une association d'offices managers qui s'appelle Bum, qui est l'Association nationale des offices managers, où on travaille à la reconnaissance du métier en interne, mais aussi à l'externe, pour essayer de faire comprendre justement quelles sont les grandes orientations de ce métier-là, quelles sont les missions. On va essayer de de faire beaucoup de pédagogie auprès des employeurs, des cabinets de recrutement, des écoles et puis des offices managers en poste ou en reconversion pour essayer d'enlever un peu, de revenir sur ce flou-là, de faire reconnaître le métier.

Charlotte (Chance)

Génial. Merci beaucoup Florine pour ta réponse et le partage. Et par rapport à ça, tu avais une question. Tout à l'heure, tu nous as parlé des missions. Là encore, du coup, de la distinction bien entre un assistant ou une assistante de direction et une office manager, puisqu'on parle au féminin. Fanny te demandait justement, avec un éventail de missions aussi larges et aussi passionnantes, comment est-ce qu'on fait pour mettre parfois des limites à sa fiche de poste ?

Florine Robin (Office Manager)

C'est un grand sujet. C'est là aussi, je pense qu'il y a une vraie différence entre ces différents postes. L'office manager, et c'est pour ça que j'aimerais que tous les offices managers de France, et d'ailleurs, fassent partie des comités de direction et fassent partie des directions de manière générale, c'est C'est une vraie posture, la posture d'office manager, au-delà des compétences dont on parle de: Il faut être capable de mener à bien les tâches. Il y a une vraie posture de facilitateur et d'accompagnateur, et donc de chef de projet transverse. Il faut être capable, effectivement, de mettre des limites. C'est un des grands attendus de pouvoir dire: Quel est le besoin de l'entreprise ? Comment je priorise entre les différents sujets ? Ça, c'est un vrai travail à faire, évidemment, par l'office manager en poste, de travailler elle-même sa posture, son leadership, de mettre en place, de développer des compétences de communication aussi pour pouvoir répondre pas non, mais oui, mais, par exemple, de dire: Je ne refuse pas cette mission, mais par contre, ce n'est pas la priorité ou: Je ne sais pas moi qui vais le mettre à bien et je vais monter une équipe projet pour y répondre, mais je ne peux le faire que plus tard, ou: Je n'ai pas le budget pour le faire.

Florine Robin (Office Manager)

Il y a un gros travail de posture. Ça, c'est plutôt individuel pour pouvoir justement mettre des limites. Et puis, il y a un vrai travail de reconnaissance. C'est pour ça que j'évoquais l'association. C'est pour ça que nous aussi, on fait du mentorat en interne pour pouvoir justement aider les officines managers en poste à avoir cette posture-là. Et puis, il y a un vrai travail de communication au sein de l'entreprise de quel est mon poste, quelles sont mes missions, d'expliciter un peu, justement, l'éventail de tout ce qu'on mène. Ça permet aussi de faire comprendre aux collaborateurs, aux collaboratrices, Certains délais, certaines priorisations. Donc, il y a beaucoup de communication à faire pour leur faire comprendre les limites du poste. C'est de retravailler sa fiche de poste à l'intervalle régulier, évidemment, avec ses managers, notamment en cas d'entretien annuel, pour pouvoir ouvrir ou fermer certaines missions. Par exemple, à titre personnel, j'avais des missions de communication externe au sein de mon poste et parce que j'en ai pris d'autres, j'ai retiré ces missions de communication externe et je les ai données à quelqu'un d'autre au sein de mon entreprise. Donc, de retravailler sa de poste de manière régulière.

Florine Robin (Office Manager)

Je vous recommande un outil qui s'appelle la matrice RACI, R-A-C-I, qui est assez puissante pour pouvoir mettre des limites sur les missions. Donc, de lister exactement ce sur quoi on est amené à travailler et de vérifier où est-ce qu'on est un vrai réalisateur, où est-ce qu'on est juste là en approbation, c'est le A. On donne notre aval. Parce qu'en tant que cofus manager, j'ai beaucoup de A, par exemple, où je dis: OK, c'est bon pour moi, parce que cette décision a des impacts très larges sur le reste de l'entreprise. Et où est-ce On est juste informé. Ça permet d'aider à mettre des limites. Donc, beaucoup de communication. Pardon, ça part un peu dans tous les sens, mais de la posture en interne, de la posture personnelle, du travail sur son leadership, sur ses capacités de communication et puis du travail avec les autres parties prenantes pour faire comprendre les limites de son métier.

Charlotte (Chance)

Merci beaucoup, Florine. Encore une fois, c'est très clair. D'ailleurs, tu as un petit mot de Maëlle qui te dit qu'elle est admirative de la clarté de tes expériences. Merci. Merci beaucoup. En effet, je confirme. Merci Maëlle pour ce gentil message. Les réponses sont passionnantes. On aurait envie de te poser encore une question et je vois que l'heure tourne. Elle est déjà à 12h07. J'ai vu passer quand même deux, trois questions concernant les conditions de travail et le côté plutôt impératif. Notamment, je crois qu'il y avait- Le télétravail. Jenny, sur le salaire, Alizée sur les de travail, de savoir justement si, notamment, le télétravail était possible dans ce poste. Est-ce que tu peux peut-être nous parler rapidement des impératifs ?

Florine Robin (Office Manager)

Bien sûr. Le télétravail, bien sûr, ce n'est pas parce qu'on est office manager et qu'il y a office dans le titre qu'on ne fait pas de tes travails. J'ai une grande pensée pour toutes les offices managers freelance que je connais, qui travaillent pour plusieurs entreprises. Donc, effectivement, elles ne sont pas sur place. Si c'est possible en freelance, c'est évidemment possible quand on est salarié d'une entreprise. Parce que l'objectif d'Office Manager, c'est de faire en sorte que tout roule, notamment au niveau des locaux, on n'a pas besoin d'être présents tout le temps. D'ailleurs, fuyez les annonces où il n'y a pas de tes travails. C'est-à-dire que c'est des entreprises qui n'ont pas compris le job d'Office Madja. On n'est pas là pour récupérer des collaborateurs. Par contre, elle est là évidemment pour faire en sorte que les process soient clairs dans le cas où il y a quelque chose qui a à voir, par exemple, avec les locaux. Donc, le télétravail, évidemment, c'est possible. Preuve en est notamment la partie freelancing. Sur la partie reste des conditions, pareil, pour moi, un job d'office manager, c'est un job de cadre. Donc, essayer de voir si les offres que vous trouvez, elles sont au statut cadre ou pas.

Florine Robin (Office Manager)

À partir du moment où il y a manager dans À titre d'un titre, c'est assez aberrant de ne pas l'être. Petit de pensée pour celles qui ne le sont pas encore, mais on va y travailler. Et puis, d'un point de vue rémunération, évidemment, ça va beaucoup dépendre Paris versus région de France. Ça va dépendre en partie du secteur. Il y a quelques secteurs qui rémunèrent bien mieux que d'autres, notamment la banque, la finance, des cabinets aussi de conseil ou d'architecture, par exemple, beaucoup plus que dans le milieu de la culture dans lequel on pourrait être office manager. Une office manager junior qui débarque sur le marché du travail peut prétendre globalement, je vous donne des grandes fourchettes, pour moi, entre 32 et 38 cas bruts annuels. Et puis après, assez rapidement, on peut monter plutôt sur des fourchettes 40, 45. Et puis, il y a des Office Managers beaucoup plus expérimentés qui, pour le coup, sont aussi dans des plus grandes entreprises qui ont des impacts assez forts au niveau des Comex ou des choses comme ça, qui peuvent monter assez rapidement au Désolée, ça fait 50 ans. Merci. J'espère que ça répond à la question.

Charlotte (Chance)

Oui, je pense que ça y répond très bien. Et Jenny te dit que tu représentes super bien le métier. Merci. Donc, merci beaucoup. Je vois qu'il est déjà à midi 29. Je ne sais pas si certains, certaines... Tiffany, c'est ce que j'allais te demander, Florine. Tiffany te demande s'il y a un moyen de te contacter, car elle est aussi à Lyon et qu'elle a bon espoir que tu puisses peut-être lui donner quelques conseils.

Florine Robin (Office Manager)

Bien sûr. N'hésitez pas à me contacter Je suis Florine Robin, R-O-B-I-N, sur LinkedIn. Je suis Office Manager. Envoyez-moi des messages ou des demandes de connaissances sur LinkedIn, je suis assez active, donc je vous répondrai avec grand plaisir pour poursuivre les conversations avec des gens en individuel. Je le fais de manière extrêmement quasi toutes les semaines avec des personnes qui cherchent à devenir office manager. Et puis, renseignez-vous aussi de manière plus large sur le métier, notamment via l'association que je repréhente aussi qui s'appelle BOM, B-O-O-M, Association National des Offices Manager. Il y a Il y a quelques formations aussi qui se montent. Il y en a notamment une dans laquelle j'interviens. Je pourrais vous en parler s'il y a des personnes qui réfléchissent à quand même avoir un petit peu une formation pour pouvoir mettre les pieds dedans et pouvoir plus rapidement obtenir un poste d'office manager en étant reconversion. C'est une formation en alternance. Donc n'hésitez pas aussi à me contacter sur ces sujets-là avec grand plaisir. 30 minutes, ça passe très vite. Je suis très bavarde, j'adore mon métier. Donc, je veux bien poursuivre avec grand plaisir.

Charlotte (Chance)

C'est très gentil. Merci à toi Florine, parce que tu nous donnes déjà 30 minutes précieuses de ton temps. Et merci de proposer, en tout cas, aux participants, participantes, de te contacter. Et donc, je vois qu'on arrive déjà à la fin de ce live. Encore merci à toi pour ton temps. Merci à toutes les personnes qui ont assisté au live. En tout cas, je vois plein de petits messages de remerciements. Sachez que si vous souhaitez aussi rejoindre la communauté d'entraide de Chance, nous avons mis en place une initiative qui s'appelle 3 Minutes pour les Autres pour apporter un petit coup de pouce professionnel à une personne qui peut en avoir besoin dans le cadre de ces réflexions. Et vous avez également la possibilité d'en bénéficier. Donc n'hésitez pas, c'est gratuit. Donc Si certains, certaines ont des demandes dans le cadre de leur cheminement professionnel, n'hésitez pas à rejoindre cette communauté d'entraide et je vous laisse peut-être contacter Florine pour plus de questions.

Florine Robin (Office Manager)

Avec plaisir, ne hésitez pas.

Charlotte (Chance)

Merci encore à toi, Florine, pour ce super live.

Florine Robin (Office Manager)

Merci à tous pour votre présence.

Charlotte (Chance)

On a pu bien découvrir le métier, je pense.

Florine Robin (Office Manager)

Merci encore. Bonne fin de journée.

Charlotte (Chance)

Merci à toutes et à tous. Merci Christelle pour ce gentil message. Merci Témoignages qui aide vraiment beaucoup à y voir plus clair. Donc merci encore Florine. À bientôt tout le monde. À bientôt. Au revoir.