Annoncer le départ d'un salarié aux clients et partenaires : message et relais

Quand annoncer le départ d’un salarié aux clients ?

Annoncez le départ d’un salarié aux clients quand sa date de fin est acquise. Pour un licenciement, attendez l’envoi de la lettre : c’est une précaution, tirée d’un arrêt publié de la Cour de cassation du 26 mars 2025 (n° 23-23.625). Selon cet arrêt, en l’absence de lettre, la rupture « ne peut résulter que d’un acte de l’employeur par lequel il manifeste au salarié ou publiquement sa volonté de mettre fin au contrat de travail ». Votre message aux clients, envoyé avant la lettre, pourrait être lu comme cet acte.

L’arrêt ne parle ni de clients ni de partenaires. Dans l’affaire jugée, le président de la société avait chargé la responsable des ressources humaines d’établir une promesse d’embauche pour un nouveau directeur général, le poste du salarié. Selon la cour d’appel, le candidat recruté était dans la confidence. La Cour n’y a pas vu de licenciement : cette intention n’avait été exprimée ni publiquement ni au salarié, et l’employeur conservait la faculté de ne pas engager la procédure. Un mail à vos clients sort, lui, de l’entreprise : y voir un risque est une lecture prudente de l’arrêt, qui ne tranche pas ce cas.

Le calendrier du licenciement donne le premier jour possible. Selon l’article L1232-6 du Code du travail, la lettre ne peut être expédiée moins de deux jours ouvrables après la date prévue de l’entretien préalable. La rupture se situe au jour de son envoi, selon un arrêt publié de la Cour de cassation du 6 mai 2009 (n° 08-40.395). Entre l’entretien et la lettre, votre décision peut encore changer : un client prévenu la veille aurait reçu une nouvelle fausse.

En rupture conventionnelle, la signature ne suffit pas. Selon l’article L1237-13, chaque partie dispose de quinze jours calendaires pour se rétracter. L’administration a ensuite quinze jours ouvrables pour instruire la demande, et l’article L1237-14 subordonne la validité de la convention à son homologation. Préparez le message et le plan de reprise pendant ces semaines, sans rien envoyer. Si le départ se négocie encore, c’est aussi le moment de penser à l’accompagnement de la personne : la façon d’intégrer un outplacement au départ dépend de l’acte signé.

Pour une démission, la date de fin dépend du préavis : selon l’article L1237-1, la loi, la convention collective ou, à défaut, les usages en fixent l’existence et la durée. Dès la démission reçue, fixez avec la personne le jour de l’annonce aux clients, pour qu’ils ne l’apprennent pas par un autre canal.

Informer clients et partenaires : qui prévenir, dans quel ordre

Pour informer clients et partenaires du départ d’un salarié, prévenez d’abord l’équipe, puis les clients que la personne suivait, puis les partenaires avec qui elle traitait : fournisseurs, sous-traitants, banque, prestataires. Cet ordre relève de la pratique. Une règle de droit s’y ajoute pour les pouvoirs. Selon l’article 2005 du Code civil, la révocation d’un mandat « notifiée au seul mandataire ne peut être opposée aux tiers qui ont traité dans l’ignorance de cette révocation ».

Le texte ne vise pas le salarié en particulier, mais l’article 1984 du même code définit « le mandat ou procuration ». À le lire ainsi, un partenaire qui ignore le retrait d’un pouvoir pourrait encore vous opposer ce qu’il a conclu avec la personne. Il ne vous resterait qu’un recours contre elle. Procuration sur un compte, délégation pour passer des commandes, pouvoir de signer des devis : chacun appelle un courrier daté au partenaire concerné. Le retrait des délégations et des procurations bancaires a ses propres démarches.

Ces annonces sont une étape du processus d’offboarding. L’annonce interne précède tout le reste et suit ses propres règles, celles qui valent pour annoncer un départ à l’équipe. Viennent ensuite, dans cet ordre :

• les clients principaux de la personne : un appel ou un rendez-vous, avec elle et son successeur, avant tout mail ;
• les autres clients de son portefeuille : un mail individuel, envoyé le même jour à tous ;
• les partenaires qui lui reconnaissaient un pouvoir : un courrier qui dit à partir de quelle date elle n’engage plus l’entreprise ;
• les prestataires et organismes qui l’avaient pour contact : expert-comptable, assureur, administrations ;
• la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) et le public, si elle était déléguée à la protection des données. L’article 37 du règlement général sur la protection des données (RGPD, 2016) vous impose de publier les coordonnées du délégué et de les communiquer à l’autorité de contrôle.

Prenons une agence de communication de 25 salariés dont la cheffe de projet suit huit clients et commande à trois imprimeurs. Les deux plus gros clients reçoivent un appel avec elle et son successeur le jour de l’annonce. Les six autres reçoivent un mail le même jour, les imprimeurs un courrier qui donne le nom du nouveau donneur d’ordre. La banque n’a rien à apprendre si la cheffe de projet n’avait aucune procuration.

Mail de départ d’un collaborateur aux clients : contenu et modèles

Un mail de départ d’un collaborateur aux clients donne la date à laquelle la personne quitte l’entreprise et le nom de celle qui reprend le suivi, avec ses coordonnées. Il dit ce qui ne change pas pour le client : contrat, conditions, prochaines échéances. Il remercie enfin la personne qui part. Envoyez-le à chaque client séparément, ou en copie cachée : vous ne dévoilez pas ainsi à chacun la liste de vos clients.

Le premier message part de la direction ou de la personne responsable de la relation. Un second, plus personnel, peut venir de la personne qui part : il rassure le client sur la transmission, à condition d’avoir été convenu ensemble. Le premier modèle sert au mail de l’entreprise, le second au message de la personne.

Objet : [prénom nom] quitte [nom de l’entreprise] le [date] : votre nouvel interlocuteur

Bonjour [prénom du client],

[Prénom nom], qui suit votre dossier depuis [durée], quitte [nom de l’entreprise] le [date]. À partir du [date], [prénom nom du successeur], [fonction], reprend le suivi de vos projets. Vous pouvez le joindre au [téléphone] ou à [adresse électronique].

Les engagements de [nom de l’entreprise] restent les mêmes : [contrat, conditions, prochaines échéances]. [Prénom du successeur] vous propose un échange d’ici le [date] pour faire le point sur les dossiers en cours.

Je remercie [prénom] pour le travail mené avec vous, et je reste à votre disposition.

[Prénom nom, fonction]

Bonjour [prénom],

Je quitte [nom de l’entreprise] le [date]. Travailler avec vous sur [projet] a compté pour moi, et je tenais à vous le dire.

[Prénom nom du successeur] connaît votre dossier : je lui ai transmis [l’historique, les échéances, les points en suspens]. Je vous propose un rendez-vous à trois le [date] pour faire le lien.

Merci pour ces [durée] de travail ensemble.

[Prénom nom]

Quelques réglages vous évitent les malentendus. L’objet du mail dit tout, nom, date et nouvel interlocuteur, pour le client qui ne lira que lui. Datez la proposition de rendez-vous, « d’ici le 20 », plutôt que d’inviter vaguement le client à reprendre contact.

Ce qu’il ne faut pas dire aux clients sur un départ

Ne dites jamais à vos clients, de vous-même, pourquoi la personne part, ce que vous pensez de son travail ou quoi que ce soit de sa santé. L’article 9 du Code civil pose que « chacun a droit au respect de sa vie privée ». L’article 9 du RGPD interdit en principe de traiter des données concernant la santé. Et l’article 29 de la loi du 29 juillet 1881 qualifie de diffamation « toute allégation ou imputation d’un fait qui porte atteinte à l’honneur ou à la considération » d’une personne.

Le motif, une faute, un jugement sur le travail

Publiée, une imputation diffamatoire reste punissable « même si elle est faite sous forme dubitative », ou si la personne, sans être nommée, reste identifiable, selon ce même article 29. Non publique, la diffamation est aussi punie de l’amende des contraventions de première classe, selon l’article R621-1 du Code pénal. La vérité des faits s’y prouve selon les règles de la loi sur la presse.

Pour un courriel, que la Cour de cassation traite comme une correspondance personnelle et privée, sa chambre criminelle regarde d’abord s’il a été envoyé à titre confidentiel. Si c’est le cas, les propos qui visent une autre personne que le destinataire ne sont pas punissables comme diffamation non publique (14 mai 2013, n° 12-84.042, publié). Sinon, elle recherche si les destinataires sont liés par une communauté d’intérêts, ce qui décide si la diffamation est publique ou non (14 juin 2022, n° 21-84.537, publié). Aucun de ces arrêts ne porte sur une annonce de départ : rien n’y dit comment se classe un mail envoyé à plusieurs clients.

Parler du motif peut aussi coûter devant les prud’hommes, selon un arrêt publié de la Cour de cassation du 16 décembre 2020 (n° 18-23.966). Même justifié par une faute grave, un licenciement peut causer au salarié, « en raison des circonstances vexatoires qui l’ont accompagné, un préjudice dont il est fondé à demander réparation ». L’ancien salarié affirmait que son employeur avait parlé en public des raisons de son renvoi, le présentant comme un voleur qui prenait de la drogue. La Cour a censuré les juges d’appel, qui n’avaient pas recherché si le licenciement avait été entouré de telles circonstances.

La santé, un arrêt de travail, la vie personnelle

Une maladie, une grossesse, un deuil n’ont pas leur place dans votre message. L’article 4 du RGPD range parmi les données concernant la santé celles qui « révèlent des informations sur l’état de santé » d’une personne. À lire ce texte, écrire à un client que la personne « ne reviendra pas de son arrêt » en livre une. L’envoyer est un traitement : l’article 4 compte parmi eux « la communication par transmission ». Dites seulement à partir de quelle date elle n’assure plus le suivi.

Les conditions du départ et la suite de la personne

Le mode de rupture, une indemnité, une négociation, un accompagnement payé par l’entreprise : ces éléments ne regardent que la personne et vous. Taisez aussi sa destination, sauf si elle souhaite la faire connaître, et ne commentez jamais son futur employeur. Les formules vagues font plus de bruit qu’une phrase neutre : « pour des raisons que nous ne pouvons pas détailler », « un départ précipité », « nous avons dû nous séparer » appellent toutes une question.

Reprendre la relation client après le départ d’un salarié

Pour reprendre la relation client après le départ d’un salarié, organisez avant le dernier jour un rendez-vous à trois : la personne qui part, celle qui reprend, votre client. Celui-ci entend de son interlocuteur habituel que le suivi continue, et les engagements en cours changent de mains devant lui. Sans préavis effectué, le successeur appelle seul, dossier en main, dans les jours qui suivent le départ, en commençant par les clients principaux.

Avant ce rendez-vous, le successeur a besoin de l’historique du client, des engagements en cours et de ce qui ne figure dans aucun dossier : les préférences du client, ses interlocuteurs, ses points de friction. Le plan de passation décrit dans la checklist de départ d’un salarié les rassemble, et le dossier de passation de poste en donne un modèle.

Relisez ensuite le contrat du client. Il peut nommer un interlocuteur, vous obliger à prévenir le client d’un changement d’équipe ou soumettre le remplaçant à son accord. Ces clauses vous engagent : selon l’article 1103 du Code civil, « les contrats légalement formés tiennent lieu de loi à ceux qui les ont faits ». Un contrat qui désigne nommément la personne se traite avant l’annonce.

Les semaines suivantes, le manager garde un œil sur la reprise :

• un point du successeur avec chaque client principal dans le mois qui suit le départ ;
• la vérification des engagements de la liste de passation : devis, relances, livraisons promises ;
• la mise à jour des fiches clients dans vos outils : contact, signature, adresses ;
• un appel aux clients restés silencieux après l’annonce, que personne n’a encore joints.

Le cas du voyageur, représentant ou placier (VRP) demande une attention à part. Quand vous rompez son contrat à durée indéterminée sans faute grave, l’article L7313-13 du Code du travail lui ouvre une indemnité de clientèle. Elle porte sur « la part qui lui revient personnellement dans l’importance en nombre et en valeur de la clientèle apportée, créée ou développée par lui ». La loi reconnaît ainsi ce que le portefeuille doit à la personne : préparez sa reprise client par client, avec elle tant qu’elle est là.

Réponse automatique et adresse mail de la personne partie

La réponse automatique de la personne partie renvoie ses correspondants vers son successeur jusqu’à la fermeture de son adresse. La CNIL demande d’avertir le salarié de la date de fermeture de son compte, afin qu’il puisse vider sa messagerie (page du 27 juillet 2009). Son adresse électronique nominative doit ensuite être supprimée, une fois qu’il a quitté l’entreprise, précise sa réponse en ligne. Aucune de ces pages ne fixe de délai. Votre mail aux clients doit donc partir bien avant cette date.

Bonjour,

[Prénom nom] quitte [nom de l’entreprise] le [date]. Pour la suite de vos dossiers, écrivez à [prénom nom du successeur], [fonction], à [adresse électronique], ou appelez le [téléphone].

Cette adresse sera fermée le [date].

[Nom de l’entreprise]

Ne mettez dans la réponse ni l’endroit où la personne est partie ni ses coordonnées personnelles. Selon la CNIL, l’employeur « ne peut révéler les coordonnées personnelles d’un salarié/agent que si la loi ou une décision de justice le prévoit » (page du 17 août 2023). Si la personne veut garder le contact avec un client, c’est à elle de lui écrire. Pour vos clients qui écrivent rarement, une adresse générique, celle d’un service ou d’une équipe, donnée dans le mail de départ, évite qu’un message se perde après la fermeture. Le reste suit le même calendrier : la signature du successeur, la page équipe de votre site, les annuaires des partenaires, les comptes en ligne de l’entreprise que la personne gérait.

Le salarié qui part peut-il prévenir ses clients lui-même ?

Oui, le salarié qui part peut prévenir ses clients lui-même, et mieux vaut que son message soit convenu avec vous. Jusqu’à la fin du contrat, il l’exécute de bonne foi, selon l’article L1222-1 du Code du travail. Un arrêt publié de la Cour de cassation du 23 septembre 2020 (n° 19-15.313) montre où s’arrête cette obligation. Le salarié avait immatriculé une société concurrente pendant son préavis, sans l’exploiter avant la rupture : la Cour a approuvé les juges qui n’y avaient vu aucun manquement à la loyauté.

Pendant le préavis, prévenir les clients et présenter le successeur peut faire partie de ses tâches. Convenez avec lui du contenu et du jour de son message, et de ce qu’il dira de sa suite professionnelle. Le priver de tout au revoir auprès de clients qu’il suit depuis des années produirait l’effet inverse de celui cherché : le client apprendrait le départ sans l’explication de son interlocuteur.

Après le départ : ce que les clauses permettent

Une clause de non-concurrence obéit à des conditions posées par un arrêt publié de la Cour de cassation du 10 juillet 2002 (n° 00-45.135). Elle n’est licite que si elle est « indispensable à la protection des intérêts légitimes de l’entreprise, limitée dans le temps et dans l’espace ». Elle doit aussi tenir compte des spécificités de l’emploi du salarié et prévoir une contrepartie financière, ces conditions étant cumulatives.

Une clause de non-sollicitation de clientèle « s’analyse en une clause de non-concurrence », relève un arrêt publié du 2 octobre 2024 (n° 23-12.844). L’arrêt statue sur le point de départ de la prescription. Leur rédaction et leur portée sont détaillées dans l’article sur les clauses de non-sollicitation et de non-débauchage. Sans clause, ce que vous pouvez faire contre un ancien salarié qui démarche vos clients a son propre article.

Quand la personne rejoint un client

Si la personne part chez l’un de vos clients, relisez votre contrat avec lui : une clause de non-sollicitation de personnel peut y figurer, et l’article sur les clauses en traite aussi. Le message d’annonce ne change pas pour les autres clients : la date et le relais, sans commentaire sur ce recrutement.

Faute grave, arrêt maladie, projet collectif : les cas délicats

Dans un départ délicat, le message aux clients reste le même : une date et un relais. Ce qui change, c’est ce que vous savez sans le dire, et le temps dont vous disposez. Après une faute grave, la personne part sans préavis : l’article L1234-1 du Code du travail ne l’accorde qu’aux licenciements qui ne sont pas motivés par une faute grave. Le relais se fait alors sans elle, et vous prévenez les clients dans les jours qui suivent la lettre.

Mise à pied conservatoire et faute qui touche un client

Pendant une mise à pied conservatoire, aucune sanction définitive ne peut être prise sans la procédure disciplinaire (article L1332-3 du Code du travail). Dites seulement aux clients qui assure le suivi pendant l’absence, sans parler de départ. Quand la faute concerne directement un client (un dossier mal traité, une erreur de facturation), parlez-lui des faits de son dossier et de leur correction, jamais de la personne ni de la sanction. « Votre dossier a été repris et la facture du [date] corrigée » informe le client ; « l’auteur de l’erreur a été licencié » expose l’entreprise aux risques décrits plus haut, sans rien apporter au client.

Une personne en arrêt jusqu’à la fin du contrat

Le rendez-vous à trois n’est alors pas possible, et le message n’en dit pas la raison : la personne n’assure plus le suivi à partir de telle date, son successeur le reprend. Le successeur appelle les clients principaux lui-même, à partir du dossier. Ce que vous pouvez demander à une personne absente pour récupérer les dossiers est traité dans l’article sur le départ sans passation.

Des départs liés à un projet collectif

Dans une entreprise d’au moins cinquante salariés, le comité social et économique (CSE) est consulté sur « les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs » (articles L2312-1 et L2312-8). L’article L2312-14 ajoute que « les décisions de l’employeur sont précédées de la consultation » du comité. Annoncer à vos clients des départs liés à un projet que le CSE n’a pas encore examiné, c’est présenter comme prise une décision qui ne peut pas encore l’être. L’annonce d’une procédure collective aux salariés et aux partenaires a son propre article.

Accompagner la personne qui part, sans rien en dire aux clients

Un outplacement proposé à la personne qui part n’a pas sa place dans le message aux clients. C’est un accompagnement vers son prochain emploi ou son prochain projet, et c’est à elle de décider si elle en parle. Dans une rupture conventionnelle individuelle, il s’écrit à part de l’indemnité spécifique, qui doit atteindre seule le minimum dû (article L1237-13 du Code du travail). La définition de l’outplacement en détaille le déroulé et les formats, pour décider s’il a sa place dans ce départ.

Chez Chance, nous proposons un outplacement individuel, déclenché pour un seul départ et suivi jusqu’à la concrétisation du nouveau projet professionnel. La formule et le devis vous parviennent en moins de 24 heures, et le premier rendez-vous se tient dans les 48 heures, à distance par défaut. Le parcours suit le Trèfle de Chance™, notre méthode en quatre étapes : Clarifier, Explorer, Valider, Concrétiser. Nous accompagnons les transitions professionnelles depuis 2015.

Les échanges restent confidentiels. Avec l’accord de la personne, vous ne recevez que des indicateurs d’avancement : assiduité, étape atteinte, issue. Rien de ce qui se dit pendant l’accompagnement ne remonte, ni à vous ni à vos clients. C’est notre façon de voir un départ : le collaborateur repart avec un projet, pas avec une rancœur.

Questions fréquentes

La personne fait l’objet d’une plainte de l’entreprise : pouvez-vous le dire aux clients ?

Non. L’article 9-1 du Code civil protège la présomption d’innocence. Une personne présentée publiquement comme coupable avant toute condamnation, pour des faits sous enquête ou instruction judiciaire, peut obtenir du juge une rectification ou un communiqué, aux frais du responsable de l’atteinte. Mentionner la plainte reviendrait aussi, à lire l’article 10 du RGPD, à traiter une donnée relative aux infractions, ce qui n’est permis que sous le contrôle de l’autorité publique ou si la loi l’autorise. L’article 46 de la loi du 6 janvier 1978 ne l’ouvre à une entreprise que pour préparer, exercer et suivre une action en justice : le dossier d’un client touché par les faits relève de votre avocat. La même réserve vaut pour donner des références sur un ancien salarié.

Un client a appris le départ par un réseau social avant votre message : que faire ?

Appelez-le le jour même. Confirmez la date, présentez le successeur et proposez le rendez-vous de reprise, sans commenter ce que la personne a publié. Envoyez ensuite le mail aux autres clients sans attendre la date prévue, pour qu’aucun ne l’apprenne de la même façon. Pour un prochain départ, convenez avec la personne, en même temps que du message, du jour où chacun annonce la nouvelle.

Pouvez-vous dire aux clients que la personne part à la retraite ?

Oui, si elle est d’accord : c’est à elle de dire ou non pourquoi elle part. Le départ à la retraite renseigne sur son âge et sa vie personnelle, que protège l’article 9 du Code civil : demandez-lui avant de l’écrire. Son préavis se calcule comme celui d’un licenciement (article L1237-10), la date se connaît donc à l’avance : vous avez le temps d’organiser un relais à trois, client par client.

Le client veut continuer avec la personne dans sa nouvelle entreprise : pouvez-vous l’en empêcher ?

Non, pas par un message. Seul votre contrat engage le client : s’il prévoit une exclusivité ou une durée ferme, il s’applique (article 1103 du Code civil). Côté ancien salarié, une clause qui lui interdit de contracter avec vos clients, même à leur demande, s’analyse en clause de non-concurrence. La Cour de cassation l’a admis le 27 octobre 2009 (n° 08-41.501, publié), pour une « clause de clientèle » jugée « illicite car dépourvue de contrepartie financière et non limitée dans le temps et dans l’espace ». Sans clause valable, le relais que vous avez organisé reste votre premier argument pour garder ce client.

Le directeur général quitte la société : les mêmes règles s’appliquent-elles ?

Pas toutes. Dans une société anonyme à conseil d’administration, le directeur général sans contrat de travail n’est pas licencié : le conseil d’administration peut le révoquer à tout moment (article L225-55 du Code de commerce). Annoncez son départ aux partenaires après la décision du conseil, avec la même sobriété sur les raisons. Le départ d’un membre du comité de direction salarié suit, lui, les règles de son mode de départ décrites plus haut.

Sources

• CNIL : L’accès à la messagerie d’un salarié en son absence (27 juillet 2009) ; Les règles pour la gestion du personnel (17 août 2023) ; Messagerie professionnelle : quelles précautions avant de fermer le compte d’un employé ? ; RGPD, chapitre I (article 4) ; RGPD, chapitre II (articles 9 et 10) ; RGPD, chapitre IV (article 37)
• Code civil : articles 9, 9-1, 1103, 1984, 2005
• Code de commerce : article L225-55
• Code du travail : articles L1222-1, L1232-6, L1234-1, L1237-1, L1237-10, L1237-13, L1237-14, L1237-15, L1243-5, L1332-3, L2312-1, L2312-8, L2312-14, L7313-13
• Code pénal : article R621-1
• Cour de cassation : chambre criminelle, 14 juin 2022, n° 21-84.537 ; chambre criminelle, 14 mai 2013, n° 12-84.042 ; chambre sociale, 2 octobre 2024, n° 23-12.844 ; chambre sociale, 6 mai 2009, n° 08-40.395 ; chambre sociale, 10 juillet 2002, n° 00-45.135 ; chambre sociale, 16 décembre 2020, n° 18-23.966 ; chambre sociale, 23 septembre 2020, n° 19-15.313 ; chambre sociale, 26 mars 2025, n° 23-23.625 ; chambre sociale, 27 octobre 2009, n° 08-41.501
• Service-public.gouv.fr : fiche F2406 : licenciement d’un représentant du personnel
• Textes officiels : Loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse, article 29 ; Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, article 46