Donner des références sur un ancien salarié : une faculté de l’employeur
Donner des références sur un ancien salarié est une faculté de l’employeur. Le Code du travail fixe les documents qu’il remet au salarié à la fin du contrat, dont le certificat de travail prévu par l’article L1234-19. Rien ne l’oblige en revanche à répondre à un recruteur : une recherche dans le Code en vigueur, faite le 3 novembre 2026, n’y trouve ni l’expression « prise de références », ni « lettre de recommandation ». Vous pouvez répondre, vous en tenir aux dates et au poste, ou décliner.
Le certificat de travail reste le document qui renseigne un futur employeur. Selon l’article D1234-6, il porte les dates d’entrée et de sortie, la nature des emplois occupés et leurs périodes. La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) estime qu’il « suffit en principe à attester de l’expérience professionnelle du candidat ». La fiche F87 de service-public.gouv.fr, vérifiée le 12 mars 2026, y exclut toute mention discriminatoire ou pouvant nuire au salarié. Sa remise est détaillée avec les autres documents de fin de contrat.
Côté recruteur, la prise de références est permise. Selon le guide du recrutement de la CNIL, publié le 30 janvier 2023, le recueil de références auprès de l’environnement professionnel du candidat « est autorisé dès lors que le candidat en a été préalablement informé ». Le guide cite les supérieurs hiérarchiques, les collègues, les maîtres de stage, les clients et les fournisseurs. L’appel que vous recevez est donc licite pour celui qui le passe, s’il a prévenu le candidat. Ce que vous y répondez engage votre entreprise.
Décliner n’a pas à être motivé. Une même règle pour tous les départs évite qu’un refus isolé soit pris pour un avis défavorable : confirmer les dates et le poste, et rien d’autre sans l’accord de la personne.
Avant de répondre au recruteur, obtenir l’accord de l’ancien salarié
Avant de répondre au recruteur, vérifiez que l’ancien salarié accepte que vous parliez de lui. L’article 226-22 du Code pénal punit la divulgation de données personnelles à un tiers qui n’a pas qualité pour les recevoir, faite « sans autorisation de l’intéressé ». Il vise les données dont la divulgation porte atteinte à la considération de la personne ou à l’intimité de sa vie privée. Son accord écarte ce texte ; sans lui, une appréciation défavorable tirée de son dossier peut suffire à vous y exposer.

La peine prévue est lourde : cinq ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amende, ou trois ans et 100 000 € quand la divulgation vient d’une imprudence ou d’une négligence. Seule une plainte de la victime peut déclencher la poursuite, selon le même article.
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) peut aussi valoir au téléphone. Il s’applique au traitement non automatisé de données « contenues ou appelées à figurer dans un fichier » (article 2), et la « communication par transmission » est un traitement (article 4). Répondre de vive voix à partir du dossier entre dans ces définitions, selon la lecture la plus prudente des textes. Le consentement de la personne est l’une des six bases de l’article 6, et elle peut le retirer à tout moment (article 7).
Le plus simple est d’en parler au moment du départ. Demandez à la personne si elle souhaite que vous serviez de référence, qui répondra et ce qui sera dit : la question a sa place dans la trame d’entretien de départ. Quand le départ se discute encore, ce point se règle avec ses autres conditions, en même temps que la décision d’intégrer un outplacement au départ.
Quand un recruteur appelle sans que la personne vous ait prévenu, prenez ses coordonnées, puis écrivez à la personne partie. Le message tient en quelques lignes :
Bonjour [prénom],
J’ai reçu le [date] une demande de références vous concernant de la part de [nom du recruteur et de son entreprise], pour un poste de [intitulé]. Avant de répondre, je souhaite avoir votre accord. Si vous êtes d’accord, je confirmerai vos dates de présence, votre poste et vos principales missions, et je pourrai parler de [projet ou compétence que vous m’indiquez]. Je ne dirai rien d’autre.
Pouvez-vous me répondre par écrit ?
Bien cordialement,
[nom, fonction]
Prise de références : que peut dire l’employeur au recruteur ?
Lors d’une prise de références, l’employeur peut dire au recruteur ce qui décrit le parcours professionnel de la personne : ses dates, son poste, ses missions et une appréciation de son travail appuyée sur des faits. La CNIL, dans son guide du recrutement de 2023, résume ce qu’un recruteur peut recueillir en quatre catégories : l’identification du candidat, son expérience professionnelle, sa formation, l’évaluation de ses aptitudes et compétences. Tenez-vous à ce périmètre.

Ce périmètre prolonge l’article L1221-6 du Code du travail. Les informations demandées au candidat ne peuvent servir qu’à apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles. Elles doivent présenter « un lien direct et nécessaire » avec cet emploi. Le texte vise les questions posées au candidat ; la CNIL traite la prise de références dans la même fiche de son guide, sous la même limite.
Le RGPD ajoute deux exigences qui vous visent directement. Selon son article 5, les données transmises doivent être « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire », et « exactes ». Relisez donc le dossier avant de rappeler, et donnez les dates et l’intitulé du poste tels qu’ils figurent sur le certificat de travail.
Dans ce cadre, et avec l’accord de la personne, vous pouvez confirmer ou décrire :
- les dates d’entrée et de sortie, et l’intitulé du ou des postes occupés ;
- les missions et le périmètre, une équipe, un portefeuille de clients ou un budget, dans les termes convenus avec la personne ;
- des réalisations vérifiables : un projet mené à terme, un outil déployé, une certification obtenue ;
- les compétences que vous avez vues à l’œuvre, avec un exemple pour chacune ;
- le cadre de la collaboration : combien de temps vous avez travaillé ensemble, et à quel titre.
Une appréciation nuancée reste possible, si elle porte sur le travail. « Elle a mis plusieurs semaines à prendre en main l’outil de planification, puis l’a fait adopter par l’équipe » décrit un fait professionnel. « Elle n’était pas fiable » est un jugement sans fait, qui vous expose. Sans rien de favorable à dire, tenez-vous aux dates et au poste.
Les informations qu’un ancien employeur ne doit pas donner sur un salarié
Un ancien employeur ne doit en principe donner sur un salarié aucune information sur sa santé, son appartenance syndicale, ses opinions ou sa vie privée. Les données de santé, d’appartenance syndicale et d’opinions politiques ne peuvent en principe pas être traitées, selon l’article 9 du RGPD comme selon l’article 6 de la loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978. L’article 9 du Code civil garantit en outre à chacun le respect de sa vie privée.
| Question | Réponse | Repère |
|---|---|---|
| Dates et intitulé du poste | Oui, comme sur le certificat de travail | Code du travail, D1234-6 |
| Missions, réalisations, compétences | Oui, avec des faits et l’accord de la personne | CNIL, guide du recrutement, 2023 |
| Motif du départ | Non, sauf formule convenue avec la personne | Code pénal, 226-22 |
| Absences, arrêt maladie, inaptitude, handicap | Non | RGPD, article 9 ; Code du travail, L1132-1 |
| Mandat ou activité syndicale | Non | RGPD, article 9 ; Code du travail, L2141-5 |
| Salaire | Non, sans son accord | Code civil, article 9 ; CNIL, 2023 |
| Adresse, téléphone personnels | Non | CNIL, 17 août 2023 |
| Plainte, enquête, condamnation | Non | RGPD, article 10 ; loi du 6 janvier 1978, article 46 |
| Procès aux prud’hommes | Non | Code du travail, L1221-6 |
| Grossesse, situation de famille | Non | Code du travail, L1132-1 |
Source : Code du travail ; Code pénal ; Code civil ; RGPD ; loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ; CNIL, guide du recrutement du 30 janvier 2023 ; CNIL, « Les règles pour la gestion du personnel », 17 août 2023.
Démission, rupture conventionnelle ou licenciement : le certificat de travail ne dit rien du motif du départ. Raconté au recruteur, un licenciement pour faute est une information tirée du dossier qui peut atteindre la considération de la personne. C’est le type de donnée que l’article 226-22 du Code pénal protège quand elle circule sans son autorisation. Si la personne le souhaite, convenez avec elle d’une formule factuelle, par exemple « son contrat a pris fin le [date] ».
Le salaire touche, lui, à la vie privée. La CNIL juge disproportionné qu’un recruteur demande un bulletin de paie, qui contient « de très nombreuses informations non pertinentes », du montant du salaire aux jours d’arrêt maladie. Dans une affaire jugée en 2024, les bulletins d’un délégué syndical avaient été reproduits dans un tract sans son accord. La Cour de cassation a cassé l’arrêt qui rejetait sa demande : « la seule constatation de l’atteinte à la vie privée ouvre droit à réparation » (chambre sociale, 20 mars 2024, n° 22-19.153, non publié).
Ses coordonnées personnelles ne se donnent pas non plus : selon la CNIL, l’employeur « ne peut révéler les coordonnées personnelles d’un salarié/agent que si la loi ou une décision de justice le prévoit » (page du 17 août 2023). Ses exemples visent des tiers, comme un recruteur. Transmettez plutôt la demande à la personne.
Un mandat ou une activité syndicale ne se mentionne jamais. Le futur employeur ne peut pas en tenir compte pour recruter, selon l’article L2141-5 du Code du travail. L’article L1132-1 interdit d’écarter une personne d’un recrutement en raison de ses activités syndicales, de son état de santé, de son handicap, de sa grossesse ou de sa situation de famille. Le refus d’embaucher fondé sur l’un des critères de l’article 225-1 du Code pénal est puni de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende par l’article 225-2. Donner l’information expose la personne à cette discrimination.
Une plainte déposée par l’entreprise, une enquête ou une condamnation relèvent, à lire l’article 10 du RGPD, des données relatives aux infractions et aux condamnations. Leur traitement suppose le contrôle de l’autorité publique, ou une loi qui l’autorise avec des garanties. Pour un employeur, l’article 46 de la loi de 1978 ne l’admet qu’en vue de préparer, d’exercer et de suivre une action en justice. Une prise de références n’entre pas dans ce cas. Les mêmes limites valent pour annoncer le départ aux clients.
Une référence négative expose-t-elle l’employeur à des poursuites ?
Oui. Une référence négative peut exposer l’employeur, et la personne qui la donne, à une action pénale ou civile de l’ancien salarié. Selon l’article 29 de la loi du 29 juillet 1881, imputer à quelqu’un un fait qui porte « atteinte à l’honneur ou à la considération » est une diffamation. Non publique, elle relève de la contravention de première classe (article R621-1 du Code pénal) : 38 € d’amende au plus pour une personne physique.
Pour un écrit, la chambre criminelle de la Cour de cassation pose une condition préalable. Les propos diffamatoires d’une correspondance personnelle et privée, visant une autre personne que le destinataire, ne sont punissables comme diffamation non publique « que si cette correspondance a été adressée dans des conditions exclusives de tout caractère confidentiel ». Le principe vaut pour un courriel, selon un arrêt publié du 14 mai 2013 (n° 12-84.042). En 2022, la Cour a précisé l’ordre de l’examen : la confidentialité d’abord, puis la communauté d’intérêts entre les destinataires (14 juin 2022, n° 21-84.537, publié). Un mail confidentiel adressé à un seul recruteur pourrait donc échapper à cette contravention. Ces arrêts ne parlent pas de références, et les autres fondements restent ouverts.
La vérité des faits peut être prouvée, renvoie l’article R621-1, selon la loi sur la presse. L’article 35 de cette loi réserve un cas : « sauf lorsque l’imputation concerne la vie privée de la personne ». Pour un fait de vie privée, l’auteur ne peut donc pas se défendre en prouvant qu’il est exact. Diffusés au public, sur un réseau social par exemple, les mêmes propos deviennent un délit, puni de 12 000 € d’amende par l’article 32 de la loi de 1881. Ce texte vise les moyens de l’article 23, dont « tout moyen de communication au public par voie électronique ». Le cas inverse, celui d’un ancien salarié qui dénigre l’entreprise en ligne, appelle d’autres réponses.
Devant le juge civil, le fondement dépend des propos. Les abus de la liberté d’expression réprimés par la loi de 1881 « ne peuvent être réparés sur le fondement de l’article 1240 du code civil », rappelle l’arrêt du 20 mars 2024. Une action pour diffamation suit donc les règles de cette loi, et une atteinte à la vie privée se répare sur l’article 9 du Code civil. Un traitement contraire au RGPD ouvre droit à réparation du dommage matériel ou moral, selon son article 82. La violation de ses principes de base expose aussi à une amende administrative (article 83). Elle peut atteindre 20 millions d’euros ou, pour une entreprise, 4 % de son chiffre d’affaires annuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu.
Encore faut-il que l’ancien salarié prouve les propos. Un salarié licencié pour motif économique reprochait à son ancien employeur d’avoir appelé ses nouveaux employeurs pour qu’ils ne le gardent pas. Le 4 septembre 2024, la cour d’appel de Montpellier a jugé le conseil de prud’hommes compétent (RG 21/03054). Les faits se situaient pendant l’année de priorité de réembauche de l’article L1233-45, que le salarié avait demandée. La cour a rejeté la demande : aucun témoin n’avait assisté au dénigrement.
Lettre de recommandation pour un ancien salarié : contenu et limites
Une lettre de recommandation pour un ancien salarié est un document libre : à la différence du certificat de travail, le Code du travail ne la prévoit pas et n’en fixe pas le contenu. Elle engage pourtant son signataire. L’article 441-7 du Code pénal punit d’un an d’emprisonnement et de 15 000 € d’amende le fait d’établir une attestation ou un certificat « faisant état de faits matériellement inexacts ». Une lettre de complaisance qui affirme des faits faux pourrait tomber sous ce texte.
Rédigez-la avec la personne, sur ce que vous avez constaté vous-même, et datez-la. Écrite au moment du départ, elle peut accompagner plusieurs candidatures et vous évite des appels répétés. Un modèle :
[En-tête de l’entreprise]
[Ville], le [date]
Objet : lettre de recommandation pour [prénom et nom]
Je soussigné·e [nom], [fonction] au sein de [nom de l’entreprise], ai encadré [prénom et nom] du [date] au [date], au poste de [intitulé]. Ses missions comprenaient [deux ou trois missions]. Pendant cette période, [il ou elle] a [réalisation vérifiable, avec un chiffre si la personne l’accepte]. J’ai pu apprécier [compétence], par exemple lors de [situation précise].
Je recommande [prénom et nom] pour un poste de [type de poste]. Je reste joignable au [téléphone professionnel] pour en parler, avec son accord.
[Signature]
La lettre laisse de côté le motif du départ, la santé et le salaire. Gardez-en une copie dans le dossier : c’est une donnée personnelle, que la personne peut demander à consulter.
Organiser les réponses aux prises de références dans l’entreprise
Pour que chaque prise de références reçoive la même réponse, désignez qui répond et écrivez ce qui peut être dit. Le RGPD rend le responsable du traitement, ici votre entreprise, comptable du respect de ses principes, qu’il doit être « en mesure de démontrer » selon l’article 5. Un manager qui raconte au téléphone ce qu’il sait du dossier d’un ancien collaborateur engage donc l’entreprise autant que lui-même.
- Une personne référente, en général aux ressources humaines, et une consigne aux managers : lui transmettre tout appel sur un ancien salarié.
- Une vérification de l’appelant : rappeler par le standard de l’entreprise qui recrute, ou obtenir sa demande par écrit.
- L’accord de l’ancien salarié, recueilli au départ ou au moment de l’appel.
- Une trame commune : dates, poste, missions, et ce que la personne a accepté que vous disiez.
- Une trace courte de chaque échange : la date, l’interlocuteur, les points confirmés.
Cette trace est elle-même une donnée personnelle. Si l’ancien salarié demande l’accès à ses données, elle entre dans sa demande, selon l’article 15 du RGPD. Écrivez-la comme s’il devait la lire.
La CNIL relève que certains organismes tiennent des listes de « non-réembauche » d’anciens salariés. Elle les admet sous conditions, dans la fiche n° 15 de son guide. Les motifs doivent être objectifs et d’une certaine gravité : elle cite le licenciement pour faute grave, pas un retard à un entretien. La personne est informée dès son inscription, la liste ne contient aucune donnée sur les infractions, sa durée est bornée et une analyse d’impact est requise. Une liste fondée sur l’appartenance syndicale ou les opinions est proscrite. La communiquer à un recruteur extérieur lui donnerait une autre finalité, ce que l’article 5 du RGPD n’admet qu’en cas de compatibilité.
Faute grave, conflit, salarié protégé : les prises de références délicates
Les prises de références délicates sont celles où la tentation de prévenir le recruteur est la plus forte : une faute grave, un départ conflictuel, un procès en cours. La règle reste la même. Ni l’article 226-22 du Code pénal ni l’article 9 du RGPD ne prévoient d’exception tenant au type de départ. Et le recruteur ne peut recueillir que des informations liées à l’emploi proposé, selon l’article L1221-6 du Code du travail et la CNIL.
Après un licenciement pour faute grave
La faute grave reste dans le dossier, et une éventuelle liste de non-réembauche ne sort pas de l’entreprise. Si la personne conteste son licenciement, la faute que vous affirmeriez au recruteur reste en outre à établir devant le juge.
Départ conflictuel ou procès aux prud’hommes
Un litige en cours ne se mentionne pas : il ne renseigne pas sur la capacité à occuper l’emploi, seul objet des informations que le recruteur peut recueillir. Si vous craignez qu’un échange dérape, confiez la réponse à la personne référente, qui s’en tient aux dates et au poste.
Avant la fin du contrat : rupture en cours ou préavis
Un recruteur peut appeler pendant le préavis, voire pendant une procédure. Pour un licenciement, la Cour de cassation s’est prononcée le 26 mars 2025 (chambre sociale, n° 23-23.625, publié). Selon elle, en l’absence de lettre, la rupture « ne peut résulter que d’un acte de l’employeur par lequel il manifeste au salarié ou publiquement sa volonté de mettre fin au contrat de travail ». L’arrêt ne parle pas de références. Un échange entre le président et la responsable des ressources humaines n’y a pas suffi, alors que la cour d’appel avait relevé que le candidat recruté sur le poste était dans la confidence. Une confirmation donnée à un seul recruteur ne serait donc pas forcément cet acte ; par prudence, ne confirmez pourtant aucun départ avant l’envoi de la lettre. En rupture conventionnelle, chaque partie peut se rétracter pendant quinze jours calendaires à compter de la signature, selon l’article L1237-13. La convention ne vaut qu’une fois homologuée, selon l’article L1237-14 : ne confirmez rien avant.
Salarié protégé ou représentant du personnel
Un mandat de délégué syndical révèle une activité syndicale, et un mandat d’élu peut la révéler. Décrivez le poste et les missions, en laissant le mandat de côté. Si la personne veut faire valoir les compétences acquises dans ses mandats, c’est à elle de le dire au recruteur.
Arrêt maladie, inaptitude ou handicap
Un arrêt de travail, un temps partiel thérapeutique, une inaptitude ou une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé touchent tous à la santé. Des absences répétées évoquées au téléphone aussi, quand ce sont des arrêts maladie. Après un licenciement pour inaptitude, le motif lui-même est à taire. Confirmez les dates du contrat, sans commenter ce qu’elles recouvrent.
Petite entreprise sans service des ressources humaines
Le dirigeant qui répond lui-même suit les mêmes règles. Préparez au moment du départ, avec la personne, deux ou trois phrases qu’il pourra redire telles quelles, et rangez-les dans le dossier. Elles serviront aussi à la personne qui le remplacera au téléphone.
Demander des références à un candidat : est-ce légal, et peut-il refuser ?
Demander des références à un candidat est légal, à condition de l’en informer avant. L’article L1221-8 du Code du travail impose d’informer expressément le candidat des méthodes d’aide au recrutement utilisées à son égard, avant leur mise en œuvre. L’article L1221-9 interdit de collecter une information le concernant par un dispositif qu’il ne connaît pas. La CNIL en tire, dans son guide de 2023, que la prise de références est autorisée une fois le candidat informé.

Est-ce que les recruteurs appellent les références ?
Oui, dans la majorité des entreprises qui recrutent des cadres. Selon le baromètre de l’Apec publié en mai 2024, 60 % des entreprises de 10 salariés et plus ayant recruté au moins un cadre en 2023 ont vérifié les références de leurs candidats. L’édition de mai 2026 compte 82 % d’entreprises qui vérifient les diplômes, contrôlent les références ou font des recherches en ligne, des pratiques qui « n’évoluent pas sur le moyen terme », selon l’Apec. Ces chiffres ne portent que sur le recrutement de cadres.
Refuser une prise de référence ou un contrôle de référence
Le candidat peut refuser de donner des noms. Le Code du travail n’organise pas la prise de références, et l’article L1221-9 interdit au recruteur d’en mener une à son insu. Le candidat reste tenu de répondre de bonne foi aux demandes d’informations liées à l’emploi, selon l’article L1221-6. Quand le recruteur fonde son traitement sur son intérêt légitime, le candidat peut aussi s’opposer au traitement de ses données pour des raisons tenant à sa situation particulière, selon l’article 21 du RGPD. La CNIL précise que la suppression des données qui peut en découler n’est « ni automatique ni systématique ».
Quand c’est votre entreprise qui recrute
Les mêmes règles vous visent dans l’autre sens : informez le candidat avant d’appeler ses références, et posez aux personnes citées les seules questions liées au poste. Pour des données obtenues auprès d’un tiers, l’article 14 du RGPD vous impose de lui indiquer notamment leur source et leurs catégories, dans un délai raisonnable d’un mois au plus.
Accompagner le départ pour que la personne trouve d’autres appuis que vous
Une référence pèse dans un recrutement, mais elle ne remplace pas un projet clair et des personnes prêtes à appuyer une candidature. Un accompagnement prépare la personne qui part à ses entretiens et à ses prises de références, et lui ouvre d’autres appuis que votre seule parole. Son déroulé et ses formats figurent avec la définition de l’outplacement.

Chez Chance, nous proposons aux entreprises un outplacement individuel dès un seul départ, avec une formule et un devis confirmés sous 24 h et un premier rendez-vous sous 48 h. Nous accompagnons les transitions professionnelles depuis 2015, selon le Trèfle de Chance™, et la personne s’appuie sur le Collectif Chance : 20 000 Chanceux, ainsi que nous désignons les personnes que nous accompagnons. La Connexion Feedback lui fait tester son projet auprès de quelqu’un qui exerce le métier visé. La Connexion Dernier kilomètre part d’une offre d’emploi : nous identifions la bonne personne pour lui faire la passe décisive, parce qu’elle travaille dans l’entreprise ou sait à qui transmettre sa candidature. De l’accompagnement, vous ne connaissez que des indicateurs d’avancement, transmis avec l’accord de votre collaborateur·rice.
Questions fréquentes
Un recruteur vous appelle à l’improviste : devez-vous répondre sur-le-champ ?
Non. Notez le nom du recruteur et de son entreprise, et rappelez par le standard de celle-ci une fois l’accord de la personne obtenu. Un appelant qui refuse de laisser ses coordonnées ou d’attendre votre rappel n’a pas à obtenir de réponse.
L’ancien salarié vous a donné son accord : pouvez-vous tout dire ?
Non. L’accord écarte l’article 226-22 du Code pénal, qui ne vise que la divulgation faite sans autorisation, mais il laisse les autres règles en place. Pour une donnée de santé ou syndicale, l’exception du consentement de l’article 9 du RGPD exige un consentement « explicite », donné pour une ou plusieurs finalités spécifiques. Une affirmation fausse qui atteint son honneur reste diffamatoire, et le recruteur ne doit recueillir que des informations liées au poste. Faites préciser par écrit ce que la personne accepte que vous disiez.
Le recruteur vous demande si vous reprendriez la personne : que répondre ?
Une réponse factuelle, convenue à l’avance. Un oui se donne simplement. Un non sans explication risque d’être lu comme un avis défavorable. Si vous ne pouvez pas répondre oui, dites que vous ne vous prononcez pas sur ce point pour vos anciens salariés, et revenez au poste, aux missions et aux réalisations.
L’ancien salarié peut-il savoir ce que vous avez dit de lui ?
Oui, en grande partie. S’il exerce son droit d’accès, votre entreprise lui communique les données qu’elle détient, y compris la trace écrite d’une prise de références (article 15 du RGPD). Chez le recruteur, le droit d’accès porte aussi, selon la CNIL, sur les données « éventuellement collectées auprès de personnes tierces (anciens employeurs, etc.) ». Le recruteur ménage les droits des tiers ; la CNIL conseille d’anonymiser ce qui les concerne. Vos propos peuvent donc lui revenir.
La personne a quitté l’entreprise il y a dix ans : pouvez-vous encore répondre ?
Oui, sur ce que vous détenez encore légitimement. Le RGPD limite la conservation des données à la durée nécessaire aux finalités du traitement. Les mentions du registre unique du personnel, par exemple, se conservent cinq ans après le départ, selon l’article R1221-26 du Code du travail. Pour un départ ancien, appuyez-vous sur le certificat de travail que la personne peut produire et sur ce que vous avez vu de son travail, sans le présenter comme tiré d’un dossier.
Sources
- Apec : Pratiques de recrutement de cadres 2024 (mai 2024) ; Pratiques de recrutement de cadres 2026 (mai 2026)
- CNIL : guide du recrutement du 30 janvier 2023 ; Les règles pour la gestion du personnel (17 août 2023)
- Code civil : article 9
- Code du travail : articles D1234-6, L1132-1, L1221-6, L1221-8, L1221-9, L1233-45, L1234-19, L1237-13, L1237-14, L2141-5, R1221-26
- Code pénal : articles 131-13, 225-1, 225-2, 226-22, 441-7, R621-1
- Cour d’appel de Montpellier : 4 septembre 2024, RG 21/03054
- Cour de cassation : chambre criminelle, 14 juin 2022, n° 21-84.537 ; chambre criminelle, 14 mai 2013, n° 12-84.042 ; chambre sociale, 20 mars 2024, n° 22-19.153 ; chambre sociale, 26 mars 2025, n° 23-23.625
- Légifrance : Code du travail en vigueur
- Service-public.gouv.fr : fiche F87 : certificat de travail
- Textes officiels : Loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse, article 23 ; Loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse, article 29 ; Loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse, article 32 ; Loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse, article 35 ; Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 (Informatique et libertés), article 6 ; Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 (Informatique et libertés), article 46 ; Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 2 ; Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 4 ; Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 5 ; Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 6 ; Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 7 ; Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 9 ; Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 10 ; Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 14 ; Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 15 ; Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 21 ; Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 82 ; Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 83










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