Checklist de départ d'un salarié : matériel, accès, passation, documents

Checklist offboarding : les tâches du départ, dans l’ordre

Une checklist offboarding liste ce que vous faites au départ d’un salarié, tâche par tâche, avec un responsable et une date : documents de fin de contrat, paie de sortie, matériel, accès, passation, entretien et annonce. Le Code du travail vous impose les documents, à remettre à la fin du contrat selon ses articles L1234-19, L1234-20 et R1234-9. La restitution du matériel, la fermeture des accès et la passation dépendent de votre organisation, dans des limites que la Cour de cassation a posées.

L’ordre compte autant que la liste. Vous pouvez préparer dès que le départ est envisagé l’inventaire du matériel, la liste des comptes, le plan de passation et la date de sortie. Ce qui se voit attend, pour un licenciement, l’envoi de la lettre : badge repris, accès coupés, dossiers réattribués, annonce aux clients.

Si le départ se négocie, ajoutez en tête de liste l’accompagnement de votre salarié après son départ : il se décide avant la signature, pour figurer dans l’acte. La clause est détaillée dans l’article pour intégrer un outplacement au départ.

Quelles sont les formalités à respecter pour le départ d’un salarié ?

Les formalités du départ d’un salarié tiennent d’abord à la rupture, et varient selon le mode de départ. Pour un licenciement, le Code du travail prévoit l’entretien préalable puis la lettre recommandée avec avis de réception (articles L1232-2 et L1232-6). Pour une rupture conventionnelle, il faut une convention homologuée (L1237-14) ; pour une démission, le préavis que fixent la loi, la convention collective ou les usages (L1237-1). Viennent ensuite les formalités de la fin du contrat, communes à tous les départs : documents, attestation, registre, assureur, santé au travail.

• Les documents de fin de contrat : certificat de travail, solde de tout compte, attestation destinée à France Travail et, s’il y a lieu, état récapitulatif de l’épargne salariale, détaillés plus bas.
• L’attestation : vous la transmettez « sans délai » à France Travail, par voie électronique si vous employez au moins onze salariés, selon l’article R1234-9. France Travail précise que l’employeur qui déclare en déclaration sociale nominative (DSN) la transmet par le signalement de fin de contrat de travail, dit FCTU, depuis son logiciel de paie.
• Le registre unique du personnel : vous y portez la date de sortie, comme le prévoit l’article D1221-23.
• La mutuelle et la prévoyance : si votre ancien salarié touche l’allocation chômage, il conserve sans frais les garanties collectives, sauf faute lourde, le temps de cette indemnisation, au plus la durée de son dernier contrat et douze mois. L’article L911-8 du Code de la sécurité sociale vous charge de signaler ce maintien sur le certificat de travail et de prévenir l’organisme assureur de la fin du contrat.
• La santé au travail : si votre salarié bénéficie, ou a bénéficié, d’un suivi individuel renforcé, vous informez de son départ le service de prévention et de santé au travail dès que vous en avez connaissance. Vous en avisez le salarié sans délai (R4624-28-2). Le service organise, si les conditions sont remplies, une visite qui dresse, à date, l’état de ses expositions aux facteurs de risques professionnels (L4624-2-1).
• Le dernier bulletin de paie : vous le remettez avec le paiement des dernières sommes, selon l’article L3243-2.

La passation et l’entretien de départ relèvent de votre organisation : selon une recherche faite dans Légifrance le 2 novembre 2026, les expressions « passation de poste » et « entretien de départ » n’apparaissent dans aucun code en vigueur. La date de fin et le préavis selon chaque mode de départ sont réunis dans l’article sur le processus d’offboarding et ses étapes.

Documents de fin de contrat : contenu, date de remise et preuve

À la fin du contrat, vous tenez à la disposition du salarié son certificat de travail, son solde de tout compte, son attestation destinée à France Travail et, s’il y a lieu, l’état récapitulatif de son épargne salariale. C’est ce que rappelle la fiche F21789 de service-public.gouv.fr, vérifiée le 24 février 2026. Ces documents sont quérables : vous n’avez pas à les envoyer, mais à les tenir prêts dans l’entreprise à la date de fin du contrat, même si le préavis n’est pas effectué.

La Cour de cassation a approuvé une cour d’appel qui avait « exactement rappelé le caractère quérable des documents sociaux de fin de contrat » (n° 13-26.850 du 1er juillet 2015, non publié). Indiquez par écrit au salarié quand et où il peut retirer ses documents. S’il ne peut pas venir, envoyez-les en recommandé.

• Le certificat de travail mentionne les dates d’entrée et de sortie, la nature des emplois occupés et leurs périodes, selon l’article D1234-6, et le maintien de la mutuelle signalé plus haut. La fiche F87 de service-public.gouv.fr, vérifiée le 12 mars 2026, en exclut les mentions discriminatoires ou qui peuvent nuire au salarié.
• Le solde de tout compte récapitule les sommes payées au moment de la rupture. Il reprend le salaire du mois en cours, l’indemnité compensatrice des congés payés non pris (L3141-28), l’indemnité compensatrice de préavis si vous dispensez le salarié de l’effectuer (L1234-5) et, s’il y a lieu, l’indemnité de licenciement ou de rupture. Vous établissez le reçu en double exemplaire et en remettez un au salarié, selon l’article D1234-7.
• L’attestation destinée à France Travail permet au salarié de faire valoir ses droits aux allocations de chômage, selon l’article R1234-9.
• L’état récapitulatif de l’épargne salariale distingue les sommes disponibles de celles placées sur un plan d’épargne retraite collectif ou d’entreprise, avec la date où elles le deviendront. Il dit aussi qui paie les frais de tenue de compte après le départ : votre entreprise, ou un prélèvement sur les avoirs (L3341-7).

Avec une dispense de préavis, les documents sont dus à l’expiration du contrat (L1234-19, R1234-9), que le préavis non exécuté n’avance pas (L1234-4) : au plus tard à la fin du préavis. La fiche F21789 permet de les remettre dès le départ effectif ; la fiche F87 date le certificat de la fin du préavis non réalisé. Pour le reçu, la fiche F86, vérifiée le 30 janvier 2026, admet le jour du départ ou une date pendant le préavis non effectué.

Faute de certificat de travail, l’employeur encourt l’amende des contraventions de la quatrième classe, selon l’article R1238-3. Faute de respecter les règles de l’attestation, il encourt celle de la cinquième classe, selon l’article R1238-7.

Matériel à restituer : inventaire, reçu et limites du droit

Le Code du travail ne prévoit rien sur la restitution du matériel que vous avez confié au salarié. Une recherche dans les codes en vigueur, faite sur Légifrance le 2 novembre 2026, ne trouve l’expression « restitution du matériel » que dans le Code de la consommation. La restitution se règle donc par votre organisation, avec un inventaire tenu depuis l’embauche et un reçu signé des deux côtés.

Votre inventaire reprend tout ce que vous avez remis :

• ordinateur, chargeur, écran et matériel de télétravail installé au domicile ;
• téléphone, carte SIM, clé ou application d’authentification ;
• badge, clés des locaux, des armoires et des véhicules ;
• carte carburant, carte de paiement de l’entreprise, badge de télépéage ;
• véhicule de service ou de fonction, avec ses papiers ;
• dossiers papier, échantillons, matériel de démonstration, outillage.

Le reçu de restitution reprend cette liste, l’état de chaque objet, la date et deux signatures. Pour un véhicule, photos datées et kilométrage relevé évitent une contestation. Pour le matériel de télétravail, convenez du mode de retour avant le dernier jour.

Avant de reprendre l’ordinateur, laissez la personne copier et retirer ses fichiers personnels. Une fois le poste rendu, effacez-le avant de le réattribuer. Pour un poste mis au rebut, loué ou envoyé en réparation, la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) recommande d’en supprimer les données de façon sécurisée, dans une fiche du 14 mars 2024.

Si vous dispensez le salarié de préavis, il garde ses avantages en nature jusqu’au terme du préavis : l’article L1234-5 interdit que la dispense diminue les salaires et avantages qu’il aurait perçus. La Cour de cassation l’applique au véhicule de fonction utilisé à titre professionnel et personnel, même si le contrat de travail en prévoit la restitution (n° 11-15.649 du 11 juillet 2012, publié).

Retenir sur le solde le prix d’un matériel non rendu ne vous est permis que dans des cas étroits. L’article L3251-1 interdit toute retenue de salaire pour des « fournitures diverses ». L’article L3251-2 n’admet que les outils et instruments nécessaires au travail, les matières ou matériaux dont le salarié a la charge et l’usage, et les sommes avancées pour les acquérir. Pour un matériel qui ne relevait d’aucune de ces dérogations, la Cour de cassation a validé le jugement qui refusait la retenue (n° 21-22.157 du 13 septembre 2023, non publié).

Pour un objet abîmé, la responsabilité pécuniaire du salarié envers vous ne peut résulter que de sa faute lourde (n° 14-26.071 du 25 janvier 2017, publié). Un objet non rendu, vous le réclamez par écrit, puis par une mise en demeure.

Accès informatiques : quoi fermer, et à quel moment

Vous fermez les accès d’un salarié qui part dès qu’il n’en a plus besoin, et au plus tard à la fin de son contrat. Dans sa fiche du 13 mars 2024 sur la gestion des habilitations, la CNIL recommande de supprimer les permissions d’accès dès qu’un utilisateur n’est plus habilité, ainsi qu’à la fin de son contrat. Elle range parmi ce qu’il ne faut pas faire l’oubli des comptes des personnes parties. Pour un licenciement, la prudence est d’attendre la lettre pour couper quoi que ce soit.

L’arrêt du 11 juin 2025 ne jugeait pas les accès informatiques (le salarié n’avait pas prouvé leur coupure), et celui du 26 mars 2025 n’en parle pas. Aucun arrêt lu ne dit qu’une coupure suffit ; attendre la lettre reste une lecture prudente, le salarié voyant la coupure autant qu’un badge repris.

Vous dressez la liste des accès en amont avec votre équipe informatique, sans rien couper :

• le compte principal, la messagerie, l’agenda et les dossiers partagés ;
• l’accès à distance et les applications installées sur le téléphone ;
• les logiciels en ligne et leurs licences, à réattribuer ;
• les droits d’administrateur, à retirer en premier ;
• les comptes partagés ou génériques, dont la CNIL recommande de renouveler le mot de passe dès qu’une personne n’a plus besoin d’y accéder, dans sa fiche « Authentifier les utilisateurs » du 14 mars 2024 ;
• les comptes en ligne de l’entreprise que la personne administrait : réseaux sociaux, noms de domaine, outils loués ;
• les délégations de pouvoir ou de signature, les procurations sur les comptes bancaires et les cartes de paiement.

Ces deux points ont leurs propres démarches : la reprise des comptes en ligne de l’entreprise, et le retrait des délégations et procurations bancaires.

Pour la messagerie, la CNIL veut que la charte informatique prévoie la fermeture du compte, dans sa page du 27 juillet 2009. Prévenez le salarié de la date choisie, afin qu’il puisse vider sa boîte ; l’adresse nominative est ensuite supprimée. Entre-temps, un message d’absence automatique renvoie vers la personne qui reprend ses dossiers.

Passation de poste : ce qu’il faut transmettre avant le dernier jour

La passation de poste relève de votre organisation : selon la recherche du 2 novembre 2026, l’expression n’apparaît dans aucun code en vigueur. Pendant un préavis travaillé, la personne travaille normalement, et la transmission de ses dossiers peut faire partie de son travail de ces semaines-là (une lecture : aucune décision de la Cour de cassation trouvée ne la tranche). Un plan écrit dès l’annonce, un successeur nommé et des points datés vous évitent de découvrir des dossiers orphelins après le départ. Sans préavis effectué, vous organisez la passation sans elle.

Votre plan de passation tient sur une page et couvre :

• les dossiers en cours, leur état, leurs échéances et la personne qui les reprend ;
• les interlocuteurs internes et externes, avec la façon de les joindre ;
• les engagements pris et pas encore tenus : devis envoyés, promesses faites à un client, rendez-vous fixés ;
• l’emplacement des documents, rapatriés du poste de travail vers un espace partagé ;
• les tâches récurrentes et les habitudes du poste que personne n’a écrites ;
• les comptes et outils à transférer, par un changement de propriétaire plutôt que par la remise d’un mot de passe.

Le modèle complet est celui du dossier de passation de poste ; sans préavis, voyez le départ sans passation. Rassemblez aussi les fichiers, logiciels et créations produits pendant le contrat ; leurs droits sont traités avec les créations, logiciels et inventions d’un salarié qui part.

Entretien de départ et annonce : le moment et les mots

L’entretien de départ et l’annonce relèvent de votre organisation, aucun code ne les régit. Confiez l’entretien, dans les dernières semaines, aux ressources humaines plutôt qu’au manager direct. Annoncez le départ à l’équipe, puis aux clients, avec un message convenu ensemble. Pour un licenciement, attendre la lettre est une précaution : sans elle, seul un acte par lequel l’employeur manifeste « au salarié ou publiquement » sa volonté de rompre peut mettre fin au contrat (Cass. soc. 26 mars 2025, n° 23-23.625, publié), et une annonce anticipée pourrait être lue comme cet acte.

L’entretien sert à comprendre les raisons du départ et à recueillir un regard sur le poste et l’équipe ; rien n’oblige la personne à l’accepter. Les questions à poser sont dans la trame d’entretien de départ et son questionnaire.

Votre message d’annonce donne la date du départ, le nom de la personne qui reprend les dossiers et des remerciements. Il ne dit ni le motif, ni une appréciation du travail, ni rien de la santé de la personne. Pour les formulations, voyez comment annoncer le départ d’un collègue à l’équipe et le message aux clients et partenaires.

Après le dernier jour : ce qui reste à suivre

Le départ effectif ne ferme pas votre dossier. Selon le Code du travail, vous conservez les mentions du registre unique du personnel cinq ans à compter du départ (article R1221-26), et le double des bulletins de paie cinq ans (L3243-4). Vous versez aussi la contrepartie d’une clause de non-concurrence maintenue, et vous traitez les demandes de votre ancien salarié : copie de ses données, références, réembauche.

• Clause de non-concurrence maintenue : vous en devez la contrepartie financière à partir du départ effectif, y compris quand le préavis n’a pas été effectué, selon l’arrêt du 13 mars 2013. Programmez les versements dans la paie.
• Priorité de réembauche : après un licenciement économique, votre ancien salarié en bénéficie pendant un an à compter de la rupture, s’il la demande dans ce délai. Vous lui signalez alors chaque poste qui se libère et correspond à sa qualification, selon l’article L1233-45.
• Données personnelles : le tri du dossier et les durées de conservation sont détaillés avec les pièces à conserver après un départ. Si votre ancien salarié réclame une copie de ses données, la réponse suit les règles décrites pour une demande d’accès aux données.
• Références : ce que vous pouvez dire à un recruteur qui demande des références sur un ancien salarié a des limites.
• Compte personnel de formation (CPF) : les droits inscrits restent acquis à la personne, quelle que soit la façon dont le contrat a pris fin, selon l’article L6323-3. Si vous voulez abonder son compte, faites-le pendant qu’il est encore salarié : l’article L6323-4 prévoit l’abondement de l’employeur pour un titulaire salarié. Les règles sont détaillées dans l’article pour abonder le CPF d’un salarié qui part.

Faute grave, dispense, arrêt maladie : la checklist selon le départ

Votre checklist change surtout selon que la personne travaille ou non jusqu’à la fin de son contrat. Avec un préavis effectué, matériel, accès et passation s’étalent sur plusieurs semaines. Sans préavis effectué, après une faute grave, une dispense, une inaptitude ou un arrêt de travail prolongé jusqu’à la fin du contrat, vous les réglez au départ effectif, ou sans la personne. Un préavis dispensé n’avance pas pour autant la date de fin du contrat, selon l’article L1234-4 du Code du travail.

Licenciement pour faute grave

Il n’y a pas de préavis (article L1234-1), et la date de la rupture est celle de l’envoi de la lettre recommandée (Cour de cassation, n° 08-40.395 du 6 mai 2009, publié). Vous réglez matériel, badge et accès à partir de ce jour. Les documents restent dus : selon la fiche F87, le certificat de travail se remet quel que soit le mode de rupture.

Dispense de préavis

Les avantages en nature courent jusqu’à la fin du préavis non exécuté (L1234-5). Si vous voulez renoncer à la clause de non-concurrence, faites-le au plus tard le jour du départ effectif, quoi que prévoie le contrat (Cour de cassation, n° 11-21.150 du 13 mars 2013, publié).

Licenciement pour inaptitude

Pour une inaptitude d’origine non professionnelle, l’article L1226-4 prévoit que le préavis n’est pas exécuté et que le contrat est rompu à la date de notification du licenciement. La Cour de cassation en tire la même limite qu’en cas de dispense : vous renoncez à la clause de non-concurrence au plus tard le jour du départ effectif (n° 23-22.191 du 29 avril 2025, publié).

Rupture conventionnelle

La convention fixe la date de rupture, pas avant le lendemain de l’homologation, selon l’article L1237-13. Pour un salarié protégé, la rupture ne peut intervenir que le lendemain de l’autorisation de l’inspecteur du travail, selon l’article L1237-15. Vous renoncez à une clause de non-concurrence au plus tard à la date de rupture que prévoit la convention (Cour de cassation, n° 20-15.755 du 26 janvier 2022, publié).

Arrêt maladie jusqu’à la fin du contrat

Votre salarié en arrêt n’a pas à poursuivre sa collaboration avec vous, donc pas à faire de passation. Il doit en revanche vous rendre, si vous le lui demandez, les éléments matériels qu’il détient et qui sont nécessaires à la poursuite de l’activité. La suspension du contrat ne le dispense pas de son obligation de loyauté (Cour de cassation, n° 98-46.345 du 6 février 2001, publié). Demandez-les par écrit, et proposez un enlèvement à domicile ou un envoi à vos frais.

Salarié en situation de handicap

En cas de licenciement, le préavis légal est doublé pour un bénéficiaire de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés, sans dépasser trois mois. L’article L5213-9 écarte ce doublement quand la convention collective ou les usages prévoient déjà au moins trois mois. Votre date de sortie recule d’autant. Les autres points d’attention sont réunis dans l’article pour accompagner un salarié handicapé qui part.

Petite entreprise sans service des ressources humaines

Si vous employez moins de onze salariés, l’article R1234-9 ne vous impose pas la transmission électronique de l’attestation. Si vous déclarez en DSN, elle passe pourtant par le signalement FCTU, selon France Travail, qui ne distingue pas selon la taille. Vous tenez alors la liste vous-même : le kit du départ accompagné pour les PME la réunit avec une trame d’entretien et un calendrier.

Fin de contrat à durée déterminée

Le contrat à durée déterminée (CDD) cesse de plein droit à l’échéance du terme, selon l’article L1243-5. Quand ce terme est précis, vous connaissez la date dès la signature : votre checklist peut démarrer plusieurs semaines avant.

Accompagner la personne qui part : une ligne de plus dans la checklist

En licenciement économique, vous proposez un accompagnement prévu par le Code du travail : le contrat de sécurisation professionnelle (CSP) ou le congé de reclassement, selon la taille de l’entreprise ou du groupe (articles L1233-66 et L1233-71). En redressement ou en liquidation judiciaire, c’est le CSP, quelle que soit la taille (L1233-75). Pour une démission, une rupture conventionnelle individuelle ou un licenciement pour motif personnel, c’est à vous de décider.

Si vous choisissez un outplacement financé par l’entreprise, il entre dans la checklist dès que le départ se discute, et figure dans l’acte quand il y en a un. La définition de l’outplacement en détaille le déroulé.

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Questions fréquentes

Pouvez-vous attendre le retour du matériel pour remettre les documents de fin de contrat ?

Non. Les articles L1234-19 et R1234-9 rattachent la remise du certificat de travail et de l’attestation à la fin du contrat, sans autre condition, et la fiche F21789 vous demande de tenir les documents à disposition dès cette date. C’est une lecture des textes : aucun arrêt lu ne tranche ce cas précis. Le matériel non rendu se réclame à part. Selon la fiche F87, remettre le certificat en retard vous expose à des dommages et intérêts si le salarié en subit un préjudice.

Le salarié refuse de signer le reçu pour solde de tout compte : que faire ?

Remettez-lui son exemplaire et payez. Selon la fiche F86, le salarié n’a pas l’obligation de signer, et vous ne pouvez pas refuser de verser les sommes au motif qu’il n’a pas signé. Le reçu non signé n’a simplement pas d’effet libératoire pour vous. Signé, il reste contestable six mois, par une lettre recommandée de dénonciation ; ensuite, il vous libère pour les montants qu’il mentionne (articles L1234-20 et D1234-8).

Pouvez-vous lever la clause de non-concurrence en remettant le certificat de travail ?

Pas si la remise suit le départ effectif. Dans l’affaire jugée le 29 avril 2025, la lettre de licenciement pour inaptitude datait du 27 septembre 2018 et ne disait rien de la clause. L’employeur ne l’avait levée qu’à la délivrance du certificat de travail, le 8 octobre. La renonciation était tardive, et la contrepartie financière due. La fiche F87 exclut d’ailleurs du certificat toute mention de l’existence d’une telle clause : levez-la par un écrit distinct.

Vous trouvez des dossiers marqués « personnel » sur l’ordinateur rendu : pouvez-vous les ouvrir ?

Pas seul. Sauf risque ou événement particulier, vous ne pouvez ouvrir les fichiers identifiés par le salarié comme personnels qu’en sa présence, ou celui-ci dûment appelé (Cour de cassation, n° 03-40.017 du 17 mai 2005, publié). Les autres fichiers créés avec l’outil de travail sont présumés professionnels. Un fichier n’est pas personnel du seul fait qu’il vient de la messagerie personnelle du salarié (n° 12-12.138 du 19 juin 2013, publié). Pour les messages, la CNIL rappelle que ceux clairement identifiés comme personnels ne doivent pas être lus.

Sources

• CNIL : L’accès à la messagerie d’un salarié en son absence (27 juillet 2009) ; Sécurité : authentifier les utilisateurs (14 mars 2024) ; Sécurité : encadrer la maintenance et la fin de vie des matériels et logiciels (14 mars 2024) ; Sécurité : gérer les habilitations (13 mars 2024)
• Code de la sécurité sociale : article L911-8
• Code du travail : articles D1221-23, D1234-6, D1234-7, D1234-8, L1226-4, L1232-2, L1232-6, L1233-45, L1233-66, L1233-71, L1233-75, L1234-1, L1234-3, L1234-4, L1234-5, L1234-19, L1234-20, L1237-1, L1237-13, L1237-14, L1237-15, L1243-5, L3141-28, L3243-2, L3243-4, L3251-1, L3251-2, L3341-7, L4624-2-1, L5213-9, L6323-3, L6323-4, R1221-26, R1234-9, R1238-3, R1238-7, R4624-28-2
• Cour de cassation : chambre sociale, 1er juillet 2015, n° 13-26.850 ; chambre sociale, 6 février 2001, n° 98-46.345 ; chambre sociale, 6 mai 2009, n° 08-40.395 ; chambre sociale, 11 juillet 2012, n° 11-15.649 ; chambre sociale, 11 juin 2025, n° 23-21.819 ; chambre sociale, 13 mars 2013, n° 11-21.150 ; chambre sociale, 13 septembre 2023, n° 21-22.157 ; chambre sociale, 17 mai 2005, n° 03-40.017 ; chambre sociale, 19 juin 2013, n° 12-12.138 ; chambre sociale, 25 janvier 2017, n° 14-26.071 ; chambre sociale, 26 janvier 2022, n° 20-15.755 ; chambre sociale, 26 mars 2025, n° 23-23.625 ; chambre sociale, 29 avril 2025, n° 23-22.191
• France Travail : L’attestation employeur destinée à France Travail
• Légifrance : recherche « entretien de départ » dans les codes en vigueur (2 novembre 2026) ; recherche « passation de poste » dans les codes en vigueur (2 novembre 2026) ; recherche « restitution du matériel » dans les codes en vigueur (2 novembre 2026)
• Service-public.gouv.fr : fiche F86, Solde de tout compte ; fiche F87, Certificat de travail ; fiche F21789, Documents de fin de contrat